Beim Einsatz von SmartSync werden Sie einige allgemeine Funktionen ausführen. Außerdem gibt es mehrere Möglichkeiten, wie Sie mit Ihrer Datei umgehen.
Erste Schritte
Wartung von Dateien
SmartSync Server
Konsolidierung
Online arbeiten (verbunden mit einer übergeordneten Datei)
Wenn Sie im Online-Modus arbeiten, sind Sie mit der übergeordneten Datei verbunden und Änderungen werden sofort gesendet und empfangen. Dieser Status ermöglicht es mehrere Mitarbeiter, die an derselben Datei arbeiten, sofort Kenntnis über alle Änderungen und mögliche Konflikte, die beim Arbeiten an der Datei auftreten können, zu erhalten.
Offline arbeiten (nicht mit einer übergeordneten Datei verbunden)
'Offline arbeiten' bedeutet, dass Sie nicht mit übergeordneten Dateien verbunden sind. In diesem Fall senden und empfangen Sie keine Änderungen und alle Ihre Änderungen werden lokal gespeichert, bis Sie erneut eine Verbindung zur übergeordneten Datei herstellen.
Synchronisierte Datei schließen
Sobald eine synchronisierte Kopie einer Mandantendatei auf Ihrer lokalen Maschine erstellt wurde, können Sie sie wie jede andere CaseWare Datei öffnen. Beim Schließen der Datei müssen Sie weitere Aspekte berücksichtigen, wenn Sie eine CaseView Datei oder eine Externe Datei geöffnet haben.
Der Status der synchronisierten Kopie wird im rechten Bereich der CaseWare Statusleiste angezeigt. Das SmartSync Menü wird geöffnet, wenn Sie auf den entsprechenden Bereich rechts unten in der Statusleiste klicken.
Eigenschaften Synchronisierung
Wenn synchronisierte Kopien von Dateien aus einer Masterdatei im Netzwerk erstellt wurden, können Sie sich deren Eigenschaften anzeigen lassen.
Änderungen an der übergeordneten Datei der obersten Ebene vornehmen
Jede Datei (übergeordnete Datei der obersten Ebene oder synchronisierte Kopie) in einer Synchronisierungshierarchie hat ihren eigenen Ordner _Sync, in dem alle Änderungen temporär gespeichert werden, bevor sie auf die Mandantendatei angewendet werden. Die Änderungen werden auf die Datei angewendet, wenn sie geöffnet wird, wodurch die Datei auf den aktuellen Stand gebracht wird.
Synchronisierte Kopien verschieben
Sobald Ihre synchronisierte Kopie erstellt wurde, ist es möglich, sie in ein neues Verzeichnis zu verschieben, es gibt jedoch einige Regeln, die befolgt werden müssen.
Synchronisierte Kopien löschen
Nach dem Fertigstellen der Arbeit in Ihrer synchronisierten Kopie der Mandantendatei, sollten Sie sie in CaseWare löschen. Ihre gesamten Änderungen werden in die übergeordnete Datei der obersten Ebene übertragen, bevor Ihre Kopie gelöscht wird. Wenn der Status Ihrer Kopie immer noch "Synchron." lautet, warten Sie, bis alle Ihre Änderungen übertragen sind, bevor Sie diese Aktion ausführen.
Synchronisierte Kopien verwerfen
Die CaseWare Funktionen Bereinigen und Lockdown müssen in einer SmartSync Umgebung besonders berücksichtigt werden. Beim Ausführen dieser Operationen in CaseWare müssen alle synchronisierten Kopien online sein und alle anstehenden Änderungen in die übergeordnete Datei der obersten Ebene übertragen werden, bevor diese Operationen abgeschlossen werden können.
Synchronisierungsinformationen löschen
Sobald alle synchronisierten Kopien entfernt wurden, wird die Option Synchronisierungsinformationen löschen im Menü Datei in der übergeordneten Datei der obersten Ebene verfügbar.
Auf Server publizieren / Kopie auf Server ersetzen
Aufgrund der Konzeption von SmartSync Server gibt es einige Unterschiede bei der Erstellung von und der Arbeit mit synchronisierten Kopien. Die Funktionen Auf Server publizieren und Kopie auf Server ersetzen sind verfügbar, wenn Sie die Komponente SmartSync Server auf Ihrem Server installiert haben.
Da der Lockdown in der Regel beim Abschluss der Prüfung erfolgt, wird empfohlen, die Schritte in diesem Thema auszuführen, um sicherzustellen, dass die übergeordnete Datei der obersten Ebene für den Lockdown vorbereitet wird:
Externe Konsolidierungen mit SmartSync
Sowohl interne als auch externe Konsolidierungen sind in CaseWare Versionen mit SmartSync möglich, bei externen Konsolidierungen müssen jedoch besondere Aspekte berücksichtigt werden.
Mit synchronisierten konsolidierten Dateien arbeiten
Auf diese synchronisierten Kopien kann entweder im Online- oder im Offline-Status zugegriffen werden. Um jedoch eine erneute Synchronisierung durchzuführen, muss die synchronisierte Datei der Hauptkonsolidierung mit der übergeordneten Datei der obersten Ebene der Hauptkonsolidierung auf dem Server online sein (auch wenn eine synchronisierte Kopie als übergeordnete Peer-Datei agiert).
Es gibt verschiedene Optionen, die Vorlagen-Designern in CaseView dabei helfen sicherzustellen, dass ihre Vorlagen in einer SmartSync Umgebung stabil bleiben. Beim Ausarbeiten von Vorlagen sollten die in diesem Thema beschriebenen Aspekte berücksichtigt werden.
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