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Eine Konsolidierung in einer SmartSync Umgebung erstellen

Das Szenario einer zuvor erstellten Konsolidierung, die in den Offline-Modus versetzt wird, ist sehr häufig, CaseWare ermöglicht jedoch auch die Erstellung der Konsolidierung, nachdem die SmartSync Umgebung eingerichtet wurde. Beispielsweise können verschiedene Mandantendateien mit dem Ziel der Konsolidierung erstellt werden. Synchronisierte Kopien jeder Datei werden auf der lokalen Maschine erstellt und die Konsolidierung erfolgt mit diesen lokalen Kopien anstatt mit denen auf dem Server. CaseWare erstellt die Pfade zu den Dateien der Tochterfirmen unter Verwendung der originalen Serververzeichnisse, als wäre die Konsolidierung über den Server erfolgt.

Voraussetzungen

Bei der folgenden Vorgehensweise wird davon ausgegangen, dass alle Dateien, die in der Konsolidierung verwendet werden, bereits erstellt wurden und verfügbar sind.

Vorgehensweise

Der Prozess für eine externe Konsolidierung in einer SmartSync Umgebung sieht folgendermaßen aus:

1. Die übergeordneten Kopien der Einheit der obersten Ebene und der externen Tochterfirmen sind auf dem Dateiserver gespeichert, während die synchronisierten Kopien lokal auf dem Computer jedes Anwenders gespeichert werden können.
2. Der Anwender wählt im Menü Mandant den Eintrag Konsolidieren und klickt auf OK.

3. CaseWare prüft zunächst die Kopien der übergeordneten Datei der obersten Ebene auf dem Server, um zu ermitteln, ob synchronisierte Kopien für die konsolidierte Datei der obersten Ebene und für jede Tochterfirma vorhanden sind.

   • Wenn synchronisierte Kopien vorhanden sind, werden die Daten von den synchronisierten Kopien hochsynchronisiert (Szenario A).
   • Wenn keine synchronisierte Kopie vorhanden ist, überträgt CaseWare die Daten von der Kopie der übergeordneten Datei auf den Dateiserver (Szenario B).

Ergebnisse

• Dieser Prozess kann länger dauern, als wenn die Daten der lokalen synchronisierten Kopie verwendet werden würden.
• Die Konsolidierung erfolgt lokal auf der Ebene der synchronisierten Kopie. Mandantendateien, die auf SmartSync Server gehostet werden, können als Einheiten auf dieselbe Art und Weise in einer Konsolidierung verwendet werden wie eine Datei, die auf dem Dateiserver gehostet wird.

• Die zur Fertigstellung der Konsolidierung benötigte Zeit hängt davon ab, wie viele Änderungen synchronisiert werden müssen, sowie vom Konsolidierungstyp und der Anzahl an Tochterfirmen.

  Obwohl es möglich ist, eine Konsolidierung mit lokal erstellten Mandantendateien, einschließlich der Hauptkonsolidierungsmandantendatei, durchzuführen, wenn die übergeordnete Einheit nicht als konsolidierte Datei verwendet wird, wird dies nicht empfohlen. Andere Anwender werden keinen Zugriff auf diese Mandantendateien haben, es sei denn, es wird Zugriff auf das lokale Benutzerkonto gewährt, und zu einem bestimmten Zeitpunkt müssen die lokalen Mandantendateien auf den Server verschoben werden und auf den neu definierten Konsolidierungsstrukturbaum. Alle Einheiten sollten vor der Konsolidierung auf dem Server erstellt werden.