Es gibt verschiedene Optionen, die Vorlagen-Designern in CaseView dabei helfen sicherzustellen, dass ihre Vorlagen in einer SmartSync Umgebung stabil bleiben. Beim Ausarbeiten von Vorlagen sollten die im Folgenden beschriebenen Aspekte berücksichtigt werden.
Da jede Vorlage einzigartig ist, gibt es nicht nur einen Weg, um sicherzustellen, dass das Dokument SmartSync kompatibel ist. Stellen Sie sich folgende Fragen, wenn Sie ermitteln wollen, wie die Übertragung am besten erfolgen soll.
Mit SmartSync können mehr als eine Person dasselbe CaseView Dokument ändern, wobei jeder Mitarbeiter auf eine Kopie des Dokuments zugreift, die auf seiner lokalen Workstation gespeichert ist. Wenn zwei Personen dasselbe CaseView Dokument ändern und eine Synchronisierung durchführen, tritt ein Konflikt auf, der vom Anwender gelöst werden muss.
Um dieses Szenario zu vermeiden hat CaseWare die Option 'First come, first served' integriert, die in einem beliebigen oder allen CaseView Dokumenten in einer Mandantendatei aktiviert werden kann. Wählen Sie im Designmodus in CaseView im Menü Datei den Eintrag Dokumenteneinstellungen und öffnen Sie die Registerkarte Mandantenoptionen. Die Option SmartSync-Dokument für alleinige Nutzung sperren prüft, ob ein CaseView Dokument bereits von einem anderen Anwender geöffnet wurde. Vorausgesetzt, beide betreffenden Kopien (diejenige, die in CaseView bereits geöffnet ist und die zweite, die gerade auf das Dokument zugreift) sind online mit den entsprechenden übergeordneten Dateien, dann erhält der zweite Anwender, der auf das Dokument zugreifen will, die Meldung, dass die Datei bereits in Verwendung ist. Dieser Benutzer hat die Möglichkeit, das Dokument im Nur-Lesen-Modus zu öffnen.
Ist diese Option in einem CaseView Dokument aktiviert, das nicht mit der übergeordneten Datei online ist, kann CaseView nicht ermitteln, ob eine andere Kopie der Datei bereits in Verwendung ist. Es wird eine Abfrage angezeigt, in der Sie gefragt werden, ob die Datei normal oder im Nur-Lesen-Modus geöffnet werden soll.
Da der Designmodus in bereits entwickelten Vorlagen in der Regel gesperrt ist, ist dies eine Option, die automatisch erzwungen werden kann. Dies wird dringend empfohlen. Ziel dieser Option ist es in erster Linie, die Anzahl der auf CaseView bezogenen Konflikte zu minimieren, die beim Einsatz von SmartSync auftreten können. Zwar wird durch das Aktivieren dieser Option die Freiheit des Anwenders eingeschränkt, die Option hat jedoch einen bedeutenden Einfluss auf die Gesamtstabilität der Vorlage.
Datensatzeigentümer
Vorlagen-Designer, die die CaseView Datenbank verwenden, müssen die Option Dokument verfügt über Datensätze aus der CaseView Datenbank in der Registerkarte Mandantenoptionen der Dokumenteneinstellungen berücksichtigen. Die Option fügt allen CaseView Datenbankdatensätzen ein viertes Kriterium hinzu. Neben den Standardwerten Gruppe, Bereich und ID werden Datensätze auch mit einer eindeutigen Dokumentenkennung getaggt. Ist diese Option aktiviert, können alle Datensätze, die mit dieser ID in die Datenbank geschrieben werden, von CaseWare und SmartSync verfolgt werden. Sollte es notwendig sein, auf eine ältere Version des CaseView Dokuments in der SmartSync Historie zurückzusetzen, wird nicht nur diese Version des Dokuments sondern auch die CaseView Datenbankdatensätze, die dieser Dokumentenversion entsprechen, wiederhergestellt.
Die Verwendung dieses Features ist genauso einfach wie das Aktivieren der Option. Es müssen keine Änderungen an vorhandenen Ereignissen, Schaltflächen oder Eingabezellen vorgenommen werden. Ist die Option aktiviert, erhalten Datensätze, die in die Datenbank geschrieben werden, automatisch ihre Dokumentenkennungen. Was das Abrufen der Datensätze betrifft, so versuchen CVDATA-Ereignisse zunächst, eine übereinstimmende Gruppe/Bereich/ID/Dokumentenkennung zu finden. Wird kein übereinstimmender Datensatz gefunden, versucht die Zelle, jede/n Gruppe/Bereich/ID abzurufen, unabhängig vom Feld Dokumentenkennung (welches in diesem Fall höchstwahrscheinlich leer sein würde). Zellen für den Zugriff auf externe Daten versuchen, eine übereinstimmende/n Gruppe/Bereich/ID/Dokumentenkennung zu finden. Wird keine Übereinstimmung gefunden, zeigt die Zelle den Wert Null an. Es wird nicht nach einem unabhängigen Datensatz bzw. nach einem Datensatz gesucht, der zu einem anderen Dokument gehört.
Als Zusatz zur Funktionalität der Eigentümerschaft von Dokumenten wurde die Option Datensätze aus der CaseView Datenbank löschen, wenn Dokument gelöscht wird ebenfalls in die Registerkarte Mandantenoptionen aufgenommen. Diese Option stellt sicher, dass die Datenbankeinträge, die zu einem Dokument gehören, beseitigt werden, wenn das Dokument aus der Mandantendatei entfernt wird.
Verzögertes Schreiben von Informationen in die Datenbank
Eine weitere Option, die sich ebenfalls in der Registerkarte Mandantenoptionen befindet, heißt Datensätze aus der CaseView Datenbank speichern, wenn Dokument gespeichert wird. Ziel dieser Option ist es, eine potentielle Diskrepanz zu umgehen, die auftreten kann, wenn ein Anwender in einem CaseView Dokument arbeitet, wobei Werte in die CaseView Datenbank geschrieben werden, er dann jedoch das Dokument ohne zu speichern schließt. Dies kann zu inkonsistenten Werten in der Datenbank führen (die geändert wurden), die nicht den Informationen im Dokument entsprechen (die nicht geändert wurden). Diese Option führt dazu, dass CaseView alle Datenbankänderungen in einem Cache behält, und diese darauf warten, auf die Datenbank angewendet zu werden, wenn das Dokument gespeichert wird. Zellen, die Daten aus der Datenbank abrufen, prüfen zuerst den Cache und fahren dann mit der Datenbank fort, wenn kein übereinstimmender Wert gefunden wird. Wird das Dokument beim Schließen nicht gespeichert, gehen die Änderungen, die im Cache aufgelistet sind, verloren (zusammen mit allen Änderungen, die im Dokument vorgenommen wurden).
Hinweis: Das Aktivieren der Option für Dokumenteneigentümerrechte von Datenbankdatensätzen aktiviert automatisch dieses Feature des passiven Speicherns.
CaseView Optionen aktivieren
Die Optionen, die in diesem Abschnitt beschrieben werden, können für die gesamte Mandantendatei aktiviert werden, wobei für einzelne Dokumente definiert werden kann, dass sie standardmäßig die Einstellungen der Mandantendatei verwenden. Oder die Dokumente können nacheinander überschrieben werden. Es sollte beachtet werden, dass alle Dokumente, die von Mandanten erstellt werden, diese Einstellungen auch übernehmen, wenn sie global aktiviert sind. Im Rahmen eines optimalen Vorlagen-Designs würden diese Optionen je nach Bedarf auf Dokumentenebene definiert werden und dem Kunden würde erlaubt werden, die globalen Einstellungen zu definieren. Unabhängig von der Auswahl, die der Kunde global trifft, haben die Einstellungen auf Dokumentenebene, die in der Vorlage gespeichert sind, Vorrang.
Informationen aus mehreren Quellen
Bei der Arbeit mit Dokumenten, die Informationen aus mehr als einer Quelle ziehen, müssen besondere Aspekte berücksichtigt werden. Wenn ein Vorlagendokument beispielsweise über ein zusätzliches "Einstellungsdokument" verfügt und ebenfalls die CaseView Datenbank verwendet, um Werte zu speichern, kann eine potentielle Inkonsistenz auftreten, wenn ein Konflikt gelöst wird. Wenn eine frühere Version einer Vorlage bei einer Konfliktlösung gemeinsam mit den Datenbankdatensätzen, deren Eigentümer das Dokument ist, wiederhergestellt wird, jedoch das zugehörige Einstellungsdokument nicht zurückgesetzt wird, sind die Informationen, die in den beiden Dokumenten enthalten sind, möglicherweise inkonsistent.
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