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Eine synchronisierte Kopie einer Datei erstellen

Sie können eine synchronisierte Kopie einer Mandantendatei erstellen, die sich im Netzwerk befindet (einschließlich eines externen Netzwerks, wenn Sie beim Kunden vor Ort sind) aus Ihrer CaseWare SmartSync Kopie. Die synchronisierte Kopie wird auf Ihrer lokalen Festplatte gespeichert und alle in der Kopie vorgenommenen Änderungen werden in die übergeordnete Datei der obersten Ebene im Netzwerk übertragen (vorausgesetzt Sie arbeiten online).

Eine synchronisierte Kopie kann aus anderen synchronisierten Kopien erstellt werden.

Voraussetzungen

Bei der Erstellung der ersten synchronisierten untergeordneten Kopie einer neuen Synchronisierungshierarchie müssen Sie exklusiven Zugriff auf die übergeordnete Datei haben. Dadurch wird sichergestellt, dass kein anderer Anwender in der übergeordneten Datei arbeitet und Änderungen vornimmt, während Sie eine synchronisierte Kopie erstellen. Dies kann den Status Ihrer synchronisierten Kopie unterbrechen.

Vorgehensweise

Eine synchronisierte Kopie einer Datei erstellen:

1. Öffnen Sie CaseWare oder wählen Sie Datei | Öffnen und dann Öffnen | Computer. Der Dialog Vorhandene Datei öffnen erscheint.
2. Aktivieren Sie die Option Synchronisierte Kopie erstellen.
3. Lokalisieren Sie die Datei, die als synchronisierte Kopie geöffnet werden soll. Sie können eine Mandantendatei verwenden, die zentral in Ihrem Netzwerk abgelegt ist, oder eine bereits synchronisierte Kopie wählen.

4. Klicken Sie auf Öffnen. Die Datei wird im Standardpfad des Mandanten, den Sie im Dialog Optionen (Menü Extras) festgelegt haben, gespeichert. An den Namen des Mandantendateiverzeichnisses wird folgender Text angehängt: (Sync); zum Beispiel: MandantenDateiName (Sync)

   Wenn Sie die Datei als synchronisierte Kopie öffnen und bereits eine synchronisierte Kopie auf Ihrer lokalen Festplatte existiert, wird eine Meldung eingeblendet. Um die bestehende Kopie zu öffnen, wählen Sie Ja. Um eine weitere Kopie auf Ihrer lokalen Festplatte zu erstellen, wählen Sie Nein.

Alternativ

1. Wählen Sie in einer Nicht-Synchronisierungs-Mandantendatei oder einer übergeordneten Datei der obersten Ebene Datei | Offline arbeiten. Sie werden aufgefordert, eine synchronisierte Kopie der Datei zu erstellen.
2. Klicken Sie auf Ja.

Ergebnisse

Wird die Datei als synchronisierte Kopie geöffnet, ist diese automatisch online. Falls nötig, können Sie den Status in Offline arbeiten ändern. Sie können den Status der Datei überprüfen, um zu sehen, ob sie online oder offline ist.

Warnungen

• Wenn Sie versuchen, offline in der übergeordneten Einheit einer konsolidierten Datei zu arbeiten, erhalten Sie eine Warnung, dass eine synchronisierte Kopie der Untereinheit erstellt wird. Kann keine synchronisierte Kopie einer Untereinheit erstellt werden, erhalten Sie eine weitere Warnung.
• Bei der Erstellung einer synchronisierten Kopie einer Datei, die aus einer früheren CaseWare Version stammt, als die, die Sie gerade verwenden, erhalten Sie eine Fehlernachricht. Sie sollten die Datei zunächst in Ihre aktuelle CaseWare Version konvertieren, bevor Sie eine synchronisierte Kopie erstellen.

Hinweise

• Wenn Sie die Datei als synchronisierte Kopie öffnen und bereits eine synchronisierte Kopie auf Ihrer lokalen Festplatte existiert, wird eine Meldung eingeblendet. Um die bestehende Kopie zu öffnen, wählen Sie Ja. Um eine weitere Kopie auf Ihrer lokalen Festplatte zu erstellen, wählen Sie Nein.
• Sie können synchronisierte Kopien einer Datei weder öffnen noch mit diesen in einer Nicht-SmartSync CaseWare Version arbeiten.
• Beim Hinzufügen von Dokumenten, E-Mails oder Dokumentenverknüpfungen zu einer SmartSync Mandantendatei wird der Dateiname auf 100 Zeichen begrenzt. Durch diese neue Begrenzung kann es vermieden werden, dass Dateipfade die inhärente Beschränkung auf 250 Zeichen für Windows Betriebssysteme überschreiten. Alle Dateinamen, die 100 Zeichen überschreiten, werden nach 100 Zeichen abgeschnitten, damit sie innerhalb der Begrenzung bleiben.
• Wenn Sie eine Enkel-Kopie einer Datei erstellen und die unmittelbar übergeordnete Kopie sofort in den Offline-Modus wechselt, erkennt die publizierte übergeordnete Datei der obersten Ebene auf SmartSync Server Ihre Datei in der Hierarchie eventuell nicht, bis die übergeordnete Datei wieder in den Online-Modus wechselt.
• Wenn sich Ihre Mandantendatei auf einem USB-Stick befindet, ist es empfehlenswert, die Datei vor dem Öffnen auf die Festplatte zu verschieben. Wenn Sie direkt auf dem USB-Stick in der Datei arbeiten, kann zu einen Problem mit einer großen Anzahl von Sitzungen, die erstellt werden, führen. Dadurch wird später die Wartung von Dateien notwendig, um zusätzlich synchronisierte Kopien zu verwerfen.