Bibliotheken - Einführung
Eine Bibliothek ist ein spezielles Dokument, das einer Firma ermöglicht ihr internes Wissen zu speichern und allen Anwendern zur Verfügung zu stellen. In einer Bibliothek können diese Informationen für andere Anwender zum Zugriff bereitgestellt werden, so dass diese automatisch aktive Dokumente mit aktuellem Wissen des Unternehmens aktualisieren können.
Überblick
CaseView Bibliotheken können verwendet werden, um Inhalte zu erstellen oder diese an einer zentralen Stelle zu speichern und in verschiedene Mandantendateien zu verknüpfen. Als Bibliotheksinhalt kann vom Firmenlogo bis hin zum kompletten Jahresabschlussbericht alles gespeichert werden.
Beispielsweise kann eine Bibliothek dazu eingesetzt werden, um die unterschiedlichen Testate, die normalerweise verwendet werden, aufzunehmen. Die Mitarbeiter können dann diese Testate aus der Bibliothek auswählen und in ihrem Bericht einfügen, ohne diese jedes Mal neu eintippen zu müssen.
Die Vorteile von CaseView Bibliotheken:
- Inhalte müssen nur einmal erstellt und angepasst werden und können dann unternehmens- oder kanzleiweit zur Verfügung gestellt werden.
- Änderungen an Inhalten, wie z. B. Textänderungen an einer Notiz, müssen nur an einer zentralen Stelle geändert werden. Dokumente, die mit diesem Inhalt verknüpft sind, werden einfach durch eine Aktualisierung der Bibliotheksverknüpfungen auf den aktuellen Stand gebracht.
- Inhalte, die mit einer Bibliothek verknüpft sind, sind konsistent, frei von Schreibfehlern oder anderen Fehlern, die sich einschleichen, wenn Inhalte manuell eingegeben werden.
- Anwender müssen nicht über viel Erfahrungen in CaseView verfügen, um Abschlussberichte vorzubereiten.
Bibliotheken im Vergleich zu Vorlagen
Vorlagendateien, Vorlagendokumente und Bibliotheken haben den gleichen Zweck, nämlich Inhalte an einer zentralen Stelle vorzuhalten und diese für andere Dateien zur Verfügung zu stellen. Bibliotheken werden dabei für die kleineren Inhalte als im Fall von Vorlagen und Dokumenten verwendet, indem individuelle Komponenten zur Erstellung von Dokumenten, wie z. B. Textteile, Kopfzeilen oder Bilanztabellen, gespeichert werden.
Der Hauptunterschied zwischen diesen verschiedenen Komponenten ist die Aktualisierung. Eine Mandantendatei oder eine Dokument, dass auf einer Vorlage basiert, ist eine eigenständige Kopie dieser Vorlage. Wird die Vorlage geändert, erkennt die bestehende Mandantendatei diese Änderungen nicht, sondern muss manuell aktualisiert werden.
Bibliotheksinhalte werden in ein CaseView Dokument über eine Verknüpfung übergeben, die immer besteht. Zu jeder Zeit kann ein Anwender in CaseView die Bibliotheksverknüpfungen in seinem Dokument aktualisieren, um sicher zu stellen, dass der Inhalt des Dokuments mit dem der Bibliothek übereinstimmt. CaseView kann sogar den aktualisierten Inhalte der Bibliothek mit dem geänderten Inhalt im Dokument vergleichen, so dass der Anwender eigene Einträge, die er bereits im Dokument vorgenommen hat, mit den aktuellen Bibliotheksinhalten ergänzen kann.
Bitte beachten Sie:
- Wenn Performance-Probleme in Bibliotheken auftreten, auf die mehrere Anwender in einem Netzwerk zugreifen, müssen alle Anwender CaseView verlassen, um die Leistungsfähigkeit wiederherzustellen. Um ein optimales Ergebnis zu erzielen, empfehlen wir, den Zugriff auf die Bibliothek innerhalb eines Netzwerks immer nur auf einen Anwender pro Zugriff zu begrenzen.
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