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  • SmartSync: Erste Schritte (Leitfaden)
  • Standard Synchronisierungsverhalten festlegen
  • Eine synchronisierte Kopie erstellen
  • Synchronisierte Kopien verwalten
  • Übergeordnete Datei verwalten
  • Dokumente für alleinige Nutzung sperren
  • SmartSync Datei reparieren
  • Synchronisierungskonflikte lösen
  • Offline arbeiten

SmartSync: Erste Schritte (Leitfaden)

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Inhalt

• Überblick
• Standard Synchronisierungsverhalten festlegen
• Eine synchronisierte Kopie erstellen
• Synchronisierungsstatus festlegen
• Offline arbeiten
• Übergeordnete Datei verwalten
• Übergeordnete Datei veröffentlichen
• Sicherungskopie (Backup) einer Datei
• Synchronisierte Kopien verwerfen
• Synchronisierungsinformationen löschen

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Überblick

Die gemeinsame Arbeit eines Teams aus mehreren Prüfern an einer Prüfung kann zusätzliche Planung und Vorbereitung erfordern. Bei der gemeinsamen Erarbeitung einer Hauptabschlussübersicht oder der Erstellung von Mandantenberichten ist es für das Team unerlässlich, sich abzustimmen und Aktualisierungen untereinander zu kommunizieren, sobald sie vorgenommen werden. Dies ist notwendig, um redundante Arbeiten zu reduzieren und Wartezeiten bei der gemeinsamen Nutzung von Dateien bzw. Dokumenten zu vermeiden. SmartSync kann die Zusammenarbeit vereinfachen, indem Updates an einer Mandantendatei in Echtzeit gemeldet und die meisten Benutzerkonflikte automatisch gelöscht werden.

Einige Vorteile von SmartSync umfassen:

• Echtzeit, automatische Synchronisierung von Dateiänderungen.
• Niedrige Bandbreite Synchronisation (nur Änderungen, die Sie an der Datei vornehmen, werden synchronisiert, und nicht die gesamte Datei)
• Online oder Offline arbeiten (Änderungen werden bei der nächsten Verbindung mit dem Netzwerk freigegeben)
• Synchronisierung von Daten im Feld zwischen Engagement Mitarbeitern
• Zugriff auf die gesamte Datei, ohne die Notwendigkeit eines Sign Out oder Auscheckens der Dokumente.

Standard Synchronisierungsverhalten festlegen

Sie können das standardmäßige Synchronisierungsverhalten für jedes Dokument oder für die gesamte Datei festlegen. Mit diesem Befehl wird das Standard-Synchronisierungsverhalten von CaseView Dokumenten sowie Externen Dokumenten, wie z. B. Microsoft Word-, Excel- und PDF-Dokumenten festgelegt. Für Dateien mit umfangreichen externen Dokumenten oder für off-site AuditAgent Dateien empfehlen wir, die Synchronisierungsfrequenz entsprechend anzupassen, um die Performance zu steigern.

• Automatisch: Die Datei oder das Dokument Syncs werden automatisch mit der übergeordneten Datei und anderen synchronisierten Kopien synchronisiert, wenn Änderungen vorhanden sind. Ein Datei Cache wird für jede Änderung im gespeicherten Dokument generiert. Dieses Verhalten wird für Dateien kleiner bis durchschnittlicher Größe empfohlen.
• Nach Aufforderung: Änderungen werden lokal zwischengespeichert und zusammen synchronisiert, wenn Alle Dokumente synchronisieren auf dem Symbol Synchronisierungsstatus gewählt wird. Oder einen rechten Mausklick auf einem Dokument ausführen und auf Jetzt synchronisieren klicken. Dieses Verhalten wird für große Dateien und externe Dokumente empfohlen.
• Nie: Die Datei oder das Dokument synchronisieren keine Änderungen und werden ausgeschlossen, wenn Alle Dokumente synchronisieren auf dem Symbol Synchronisierungsstatus gewählt wird.

Standard-Synchronisierungsverhalten festlegen:

1. Öffnen Sie in Caseware die synchronisierte Kopie, in der Sie das Standard-Synchronisierungsverhalten festlegen möchten.
2. Wählen Sie im Menüband Extras | Optionen | Erweitert.
3. Wählen Sie unter Standard-Synchronisierungsverhalten des Dokuments eine Option. Klicken Sie auf OK.

Das Standard-Synchronisierungsverhalten wird für die Datei festgelegt.

Standard-Synchronisierungsverhalten für ein Dokument festlegen:

1. Führen Sie im Dokumentenmanager einen rechten Mausklick auf dem Dokument aus, für das Sie das Standard-Synchronisierungsverhalten festlegen möchten, und klicken Sie auf Eigenschaften.
2. Klicken Sie auf die RegisterkarteSynchronisierung.
3. Unter Synchronisierungsverhalten klicken Sie auf die Drop-down-Liste Synchronisierungsfrequenz des Dokuments und wählen eine Option. Klicken Sie auf OK.

Das Standard-Synchronisierungsverhalten wird für das Dokument festgelegt.

Bitte beachen Síe: Sie können im Dokumentenmanager eine Spalte mit dem Synchronisierungsverhalten für jedes Dokument anzeigen lassen. Führen Sie einen rechten Mausklick auf dem Spaltenkopf im Dokumentenmanager aus und wählen Sie Anzeigen | Synchronisierungsverhalten.

Eine synchronisierte Kopie erstellen

Um mit dem Einsatz von SmartSync zu beginnen, müssen Sie eine lokale synchronisierte Kopie in Ihrer Caseware Datei erstellen. Sie können diese lokale synchronisierte Kopie als Ihre persönliche Kopie der Datei betrachten. Alle Änderungen an der synchronisierten Kopie werden mit der übergeordneten Datei synchronisiert und anschließend mit den lokalen synchronisierten Kopien von jedem anderen Anwender.

Bevor Sie eine lokale synchronisierte Kopie Ihrer Caseware Datei erstellen, können Sie den Standardpfad festlegen, unter dem die Datei auf Ihrer Arbeitsstation gespeichert wird.

Standardpfad festlegen:

1. Wählen Sie im Menüband Extras | Optionen | Standardpfade.
2. Klicken Sie unter SmartSync Pfad auf Durchsuchen.
3. Navigieren Sie zum Standort, an dem Sie die lokalen synchronisierten Kopien speichern möchten. Klicken Sie auf Ordner auswählen. Klicken Sie auf OK.

Der Standardpfad für lokale synchronisierte Kopien wurde festgelegt. Sie können nun eine lokale synchronisierte Kopie erstellen.

Eine lokale synchronisierte Kopie erstellen:

1. Wählen Sie im Menüband Datei | Öffnen | Computer| Suchen....

2. Navigieren Sie zum Standort, an dem Sie eine lokale synchronisierte Kopie der Datei erstellen möchten und wählen Sie ihn aus.
3. Wählen Sie unter dem Feld Dateiname die Option Eine synchronisierte Kopie erstellen.
4. Klicken Sie auf Öffnen.

Die synchronisierte Kopie wird in Caseware geöffnet. Sie finden die synchronisierte Kopie unter dem Standardpfad auf Ihrem Computer.

Synchronisierungsstatus festlegen

Sie können sich den aktuellen Status einer synchronisierten Kopie aus dem Dialog Eigenschaften Synchronisierung und das Symbol Synchronisierungsstatus innerhalb der Statusleiste anzeigen lassen. Jedes Symbol repräsentiert einen anderen Status.

Status	Beschreibung
Nicht anwendbar	Die Datei ist eine übergeordnete Datei mit Synchronisierungsinformationen.
Publizieren	Die Datei wird auf SmartSync Server oder in Cloud publiziert.
Online	Die synchronisierte Kopie ist mit der übergeordneten Datei verbunden und synchronisiert aktiv Änderungen.
Synchronisieren	Die synchronisierte Kopie ist mit der übergeordneten Datei verbunden und synchronisiert aktuell neue Änderungen mit oder von synchronisierten Kopien.
Online	Die synchronisierte Kopie ist mit einer anderen synchronisierten Kopie (nicht Peer Parent) verbunden und synchronisiert aktiv neue Änderungen.
Synchronisieren	Die synchronisierte Kopie ist mit einer anderen synchronisierten Kopie (nicht Peer Parent) verbunden und synchronisiert aktuell neue Änderungen mit oder von synchronisierten Kopien.
Offline	Die synchronisierte Kopie kann nicht auf die übergeordneten Datei zugreifen. Änderungen an der Datei werden lokal zwischengespeichert, bis eine Verbindung eingerichtet wurde.

Offline arbeiten

Sie können mit der Arbeit in Ihrer lokalen synchronisierten Kopie fortfahren, wenn Sie offline sind oder keine Verbindung zum Standort der übergeordneten Datei herstellen können. Wenn Sie im Offline-Status arbeiten, werden Ihre Änderungen an der synchronisierten Kopie lokal auf Ihrer Arbeitsstation zwischengespeichert und werden nicht synchronisiert, bis die Datei wieder online ist oder eine Verbindung mit der übergeordneten Datei wiederhergestellt wurde.

Offline arbeiten:

1. Öffnen Sie in Caseware die synchronisierte Kopie, in der Sie arbeiten möchten, während Sie offline sind.
2. Wählen Sie im Menüband SmartSync | Offline arbeiten.

Die synchronisierte Kopie wechselt in den Offline-Status. Wenn Sie über keine aktive Internetverbindung verfügen, wechselt die Datei automatisch in den Offline-Status.

Wenn die Datei in den Online-Status zurückkehrt, werden Ihre Änderungen mit der übergeordneten Datei oder anderen synchronisierten Kopien synchronisiert.

Online arbeiten:

1. Öffnen Sie in Caseware die offline synchronisierte Kopie.
2. Wählen Sie im Menüband SmartSync | Online arbeiten.

Die synchronisierte Kopie wechselt in den Online-Status. Wenn Sie Änderungen an einem Dokument vorgenommen haben, das geändert wurde, während Sie offline waren, könnte es notwendig sein, dass Sie Synchronisierungskonflikte lösen.

Übergeordnete Datei verwalten

Jede Datei in einer Synchronisierungshierarchie hat einen Ordner mit der Bezeichnung _Sync, in dem Änderungen temporär gespeichert werden. Beim Öffnen der Datei werden diese Änderungen automatisch übernommen und gewährleisten, dass die Datei auf dem aktuellen Stand ist.

Während es für die übergeordnete Datei normalerweise nicht notwendig ist, die Datei zu öffnen, um die aktuellen Änderungen zuzuweisen, führt das Öffnen der Datei dazu, dass die Änderungen der gemeinsam genutzten Engagementdatei zugewiesen werden, was die Gesamtgröße der Datei _Sync Ordners reduziert. Sie erhalten einen kleinen Ordner _Sync, um die Performance durch die Abnahme der Nutzung der Netzwerkbandbreite zu verbessern.

Wenn Sie über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen, um eine übergeordnete Datei zu öffnen, können Sie sie wie jede andere Caseware Datei öffnen. Gibt es eine Synchronisierungshierarchie, empfehlen wir Ihnen, die Änderungen direkt an der übergeordneten Datei vorzunehmen und nicht an der lokalen synchronisierten Kopie.

Übergeordnete Datei veröffentlichen

Sie können AuditAgent Dateien auf einem SmartSync Server oder in Caseware Cloud für den Einsatz als übergeordnete Datei in einer Synchronisierungshierarchie publizieren.

Voraussetzungen:

• Die AuditAgent Datei muss sich in einem nicht-synchronisierten Status vor dem Publizieren befinden.
• Sie müssen Working Papers (AuditAgent) vor dem Publizieren mit SmartSync Server oder Caseware Cloud integrieren.

Übergeordnete Datei publizieren:

1. Öfffnen Sie in Caseware die Datei, die Sie publizieren möchten.
2. Wählen Sie im Menüband SmartSync | Publizieren oder Cloud | Publizieren. Der Dialog Publizieren auf Server wird angezeigt.
3. Wählen Sie den betreffenden SmartSync Server oder Cloud Server aus der Drop-down-Liste. Wählen Sie ggf. den SmartSync Server Ordner, in den Sie die Datei publizieren möchten. Für die Publikation in Cloud wählen Sie die Einheit, in der Sie die Datei publizieren möchten. Klicken Sie auf OK.

Die übergeordnete Datei wird auf dem Server publiziert. Wird der Prozess unterbrochen, wird automatisch wiederaufgenommen, sobald die Verbindung wiederhergestellt wurde.

Sicherungskopie (Backup) einer Datei

Sie können eine Sicherungskopie (Backup) für Ihre Caseware Dateien in Form einer komprimierten Kopie erstellen.

Voraussetzungen:

• Handelt es sich um eine geschützte Datei müssen Sie über das Mandantendatei direkt öffnen-Gruppenrecht verfügen.

Sicherungskopie einer Caseware Datei erstellen:

1. Öfffnen Sie in Caseware die Datei, für die Sie eine Sicherungskopie erstellen möchten.
2. Wählen Sie im Menüband Datei | Backup. Der Dialog Backup wird angezeigt.
3. Eingabe oder Suche nach dem Standort, an dem Sie die Backup-Kopie speichern möchten. Der vollständige Pfad mit dem Namen der Datei darf höchstens 260 Zeichen umfassen.

4. Wählen Sie aus, ob die Unterordner und ggf. der Sync-Ordner eingeschlossen werden sollen. Wird der Sync Ordner eingeschlossen, können die Verknüpfungen zwischen der Backup-Datei und der übergeordneten Kopie beibehalten.

   Klicken Sie auf OK.

Anschließend wird die Datei komprimiert und in den ausgewählten Ordner kopiert. Dabei hat der Ordner das folgende Namensformat Backup von [Dateiname] (TT.MM.JJJJ hh-mm-ss).

Synchronisierte Kopien verwerfen

Wenn Sie Änderungen an einer SmartSync übergeordneten Datei vornehmen, erfordert dies zuerst oft die Synchronisierung und das Löschen aller synchronisierten Kopien. In einigen Situationen, wenn z. B. ein Anwender offline oder die Arbeitsstationen stillgelegt sind, können synchronisierte Kopien verloren gehen oder nicht mehr zugreifbar sein, so dass Sie die übergeordnete Datei nicht mehr ändern können. Um dieses Problem zu umgehen, können Sie die synchronisierten Kopien, auf die nicht mehr zugegriffen werden kann, verwerfen. Verworfene synchronisierte Kopien können nicht mehr länger mit der übergeordneten Datei synchronisiert werden.

Synchronisierte Kopien verwerfen:

1. Öffnen Sie eine synchronisierte Kopie, die mit der übergeordneten Datei verbunden ist.
2. Führen Sie Lockdown (Engagement | Bereinigen | Lockdown), Bereinigen (Engagement | Bereinigen) oder Wartung (Extras | Wartung) in der Datei aus.
3. Wählen Sie im Assistenten Ausstehende synchronisierte Kopien verwerfen.
4. Vervollständigen Sie den Assistenten nach Bedarf.

Die synchronisierten Kopien, auf die nicht zugegriffen werden kann, werden verworfen. Sie können nun die übergeordnete Kopie ändern.

Synchronisierungsinformationen löschen

Nach dem Löschen und Verwerfen von allen verbleibenden synchronisierten Kopien, können Sie die Synchronisierungsinformationen aus der übergeordneten Datei löschen. Beim Löschen von Synchronisierungsinformationen werden die _Sync Ordner mit allen Inhalten aus dem Caseware Verzeichnis gelöscht, was die übergeordnete Datei in einen nicht-sync Status umwandelt.

Das Umwandeln einer SmartSync Datei in einen nicht-sync Status ist primär von Nutzen, wenn Sie Änderungen an der übergeordneten Datei vornehmen oder die Datei Anwendern übergeben, die nicht SmartSync nutzen.

Synchronisierungsinformationen löschen:

1. Öffnen Sie die übergeordnete Datei in Working Papers (AuditAgent).
2. Wählen Sie im Menüband SmartSync | Informationen löschen.
3. Klicken Sie in der Bestätigungsabfrage auf Ja.

Die Synchronisierungsinformationen wurden aus der übergeordneten Datei gelöscht. Die Datei ist keine SmartSync Datei mehr.