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Über die Funktion Lockdown

Die Funktion Engagement Lockdown erlaubt Ihnen, Dokumente besser verwalten zu können, die der Prüfer für die Periode vorbereitet und die am Ende der Periode beibehalten werden sollen sowie die Daten für die Autorisierung von Aufgaben zum Abschluss.

Die Funktion Lockdown bietet folgende Möglichkeiten:

• Sperren der Mandantendatei, so dass keine Änderungen an der Datei zu einem vorher festgelegten Zeitpunkt vorgenommen werden können, normalerweise nach dem Fertigstellungsdatum des Dokuments.
• Definieren Sie, dass bestimmte Funktionen in der Datei, wie z.B. Bereinigen, Saldenübertrag in das nächste Jahr und Kopieren oder Löschen von Dateien aus dem Dokumentenmanager automatisiert werden.
• Sie können die Mandantendatei freigeben, wenn Sie mit einem Kennwort autorisiert sind.
• Sie können sofort sehen, wenn die Operation Archivierung oder Jahreswechsel ausgeführt wurde.
• Lokalisieren von Dokumenten, die von der Mandantendatei referenziert werden, aber nicht im Mandantenverzeichnis abgelegt sind.
• Die Arbeit an Schlüsseldokumenten fortsetzen und Steuereinträge hinzufügen.

Funktionsweise

Mit der Funktion Lockdown können Sie Dokumente innerhalb einer Mandantendatei zu einem vordefinierten Datum (aktuell oder in der Zukunft) sperren. Im Lockdown Status werden die meisten gemeinsam genutzten Daten als schreibgeschützt aktiviert. Es können keine Änderungen an einer gesperrten Datei vorgenommen werden, bis Sie die Datei freigeben und die Änderungen zuerst dokumentieren. Jedes Mal, wenn die Datei freigegeben wird, wird automatisch ein Historieneintrag erstellt, so dass Sie die Aktivitäten innerhalb der Datei in der Historie Mandant nachvollziehen können.

Lockdown einer Datei

Der Lockdown von Dokumenten in einer Mandantendatei verwendet den Assistenten Mandant Lockdown . Der Assistent führt Sie durch den Lockdown-Prozess und erlaubt Ihnen, Einstellungen für den Lockdown vorzunehmen. Im Assistenten können Sie festlegen, wann die Dokumente gesperrt werden sollen sowie Kontext, Berücksichtigungen und Kennwörter zum Lockdown. Es ist allgemein üblich, dass eine bestimmte Anzahl von Tagen nach der Herausgabe der Jahresabschlussprüfung ein Lockdown durchgeführt wird. Sie können bis zu diesem Zeitpunkt warten und dann sofort einen Lockdown der Datei durchführen oder Sie können festlegen, dass der Lockdown automatisch basierend auf dem Veröffentlichungsdatum des Berichts oder dem Berichtsdatum des Prüfers durchgeführt wird. Das Beenden des Assistenten führt zum Lockdown der ausgewählten Dokumente in Ihrer Datei, je nach Angabe sofort oder zum festgelegten Zeitpunkt. >>Vorgehensweise

Dateistatus Lockdown

Sobald ein Lockdown für eine Datei durchgeführt wurde, befindet sie sich im Status Lockdown und wird mit dem Lockdown-Symbol angezeigt. Tritt der Lockdown ein, werden bestimmte Aktionen automatisch ausgeführt, während andere eingeschränkt oder deaktiviert werden.

• Automatische Aktionen beim Lockdown
• Verfügbare Aktionen in gesperrter Datei
• Nicht verfügbare Aktionen in gesperrter Datei

Hinweis: Ungültige Abzeichnungsangaben werden deaktiviert, wenn sich die Datei im Lockdown- Status befindet. Die Indikatoren erscheinen erneut, wenn die Datei temporär freigegeben wird. Dokumente, die nicht gesperrt sind oder neue nicht gesperrte Dokumente, die der Lockdown-Datei hinzugefügt werden, erscheinen, wenn die Datei temporär freigegeben wird.

Weitere Überlegungen

Lockdown- und Wartungsfunktionen

Wenn Sie die Datei sperren, haben Sie die Möglichkeit, weiterhin die Wartungsfunktionen Bereinigen oder Jahreswechsel durchzuführen. Der Lockdown Assistent startet eine Diagnose, die die verfügbaren Wartungsfunktionen für Ihre Mandantendatei bestimmt. Wenn Sie eine der Wartungsfunktionen wählen, werden diese sofort nach Beenden des Assistenten Mandant Lockdown ausgeführt.

SmartSync

Einige der Optionen für dieses Feature sind in CaseWare mit SmartSync nicht verfügbar.

Tracker

Nach dem Lockdown von Dateien erfordert es einige Zeit, bis die Änderungen im Tracker reflektiert werden. Um den Prozess zu beschleunigen, synchronisieren Sie erneut Datenspeicher und Tracker mit dem gemeinsam genutzten Verzeichnis.

Review on the Go

Beim Lockdown einer Mandantendatei werden Sie aufgefordert, Review on the Go Sitzungen zu beenden und alle Snapshots zu entfernen, bevor Sie fortfahren. Wenn Sie fortfahren werden alle Review on the Go Sitzungen automatisch geschlossen und der Lockdown wird fortgesetzt. Können die Review on the Go Sitzungen nicht beendet werden, wird ein Fehler angezeigt und der Lockdown-Prozess beendet.

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