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  • Historie und Meilensteine - Überblick
  • Dialog Historie Mandant
  • Eigenschaften für Historie und Meilensteine
  • Einstellungen zur Historie Mandant konfigurieren
  • Meilensteine in Automatischen Dokumenten vergleichen
  • Meilensteine in CaseView vergleichen
  • Einen Meilenstein löschen
  • Meilenstein speichern
  • Einen Meilenstein anzeigen lassen
  • Meilensteingruppe generieren

Einführung in Historie und Meilensteine

Historie und Meilensteine ist ein Feature zum Aufzeichnen von Ereignissen in der Mandantendatei und zur Kontrolle der Dokumentenversion. Verwenden Sie dieses Feature, um Ereignisse in der Mandantendatei zu verfolgen und zu protokollieren und Momentaufnahmen von Dokumenten während der Prüfung zu machen.

Funktionsweise

Es gibt eine Reihe von Ereignissen, die Sie in der Mandantendatei aufzeichnen können, wie. z.B. den Zugriff auf eine Mandantendatei oder das Ändern eines Dokuments. Sie werden als Historienereignisse bezeichnet und CaseWare kann so eingerichtet werden, dass diese Ereignisse zur Protokollierung dienen oder dem Firmenprofil entsprechen. Außerdem können Sie den aktuellen Stand jedes Dokuments in der Mandantendatei mit Hilfe von Meilensteinen aufzeichnen. Wenn Sie einen Dokumenten-Meilenstein markieren, wird eine Kopie des aktuellen Stands des Dokuments gespeichert - dies wird als Dokumenten-Snapshot bezeichnet. Verwenden Sie Meilensteine, um jede grundlegende Fertigstellung Ihrer Arbeit in einem Dokument zu kennzeichnen, so dass diese in der Zukunft wieder referenziert werden kann.

Historie

Jedes Ereignis innerhalb der Historie beinhaltet Informationen zu Datum und Uhrzeit eines Ereignisses in der Mandantendatei sowie zum Anwender, der das Ereignis durchgeführt hat. Diese Anwenderinformationen stammen entweder vom Anwendernamen, der bei einer Datei mit aktivierten Zugriffschutz beim Login angegeben wurde, oder aus der Dialogbox Anwenderidentifikation, die beim ersten Öffnen einer Mandantendatei in CaseWare erscheint.

• Mandant

  Welche Aktionen aufgezeichnet werden sollen, können Sie für jede Datei einstellen. Einige Ereignisse - Änderungen im Mandantenprofil, Sign In/Sign Out Mandant, Änderungen bei Konten oder Journaleinträgen oder Reindizieren/Aktualisieren der Datei - werden auf Mandantenebene aufgezeichnet.

• Dokumente

  Andere Ereignisse - wie z. B. Zugriff auf Dokumente oder Änderungen an Eigenschaften, Einchecken oder Auschecken von Dokumenten, Fertigstellung oder Änderungen an Kommentaren - werden auf Dokumentenebene aufgezeichnet.

Meilensteine

Meilensteine sind Kopien eines Dokuments zu einem bestimmten Zeitpunkt. Wenn Sie einen Meilenstein für ein Dokument speichern, wird eine statische Kopie in der CaseWare Datei abgelegt und Sie können diese Kopie zu jeder Zeit wieder öffnen, um sich auf alte Daten zu beziehen oder ein Dokument mit einer älteren Version zu vergleichen. Sie können einen Meilenstein für jeden Dokumententyp speichern, einschließlich Microsoft Word- und Excel-Dokumente sowie CaseView und Automatische Dokumente.

Zusätzlich steht Ihnen ein integriertes Vergleichstool für CaseView und Automatische Dokumente zur Verfügung. Sie können diese Dokumententypen schnell und einfach mit Ihren Meilensteinen innerhalb von CaseWare vergleichen. Für andere Dokumententypen müssen Sie allerdings ein externes Vergleichstool verwenden.

Es gibt drei Arten von Meilensteinen:

• Meilensteine

  Speichern Sie Meilensteine für individuelle Dokumente im Dokumentenmanager. Eine einzelne Kopie des Dokuments wird erzeugt und innerhalb der CaseWare Datei gespeichert.

• Meilensteingruppe

  Generieren Sie Meilensteine für jedes Dokument im Dokumentenmanger innerhalb einer Meilensteingruppe. Eine Kopie für jeds Dokuments wird erzeugt und innerhalb der CaseWare Datei unter der gleichen Bezeichnung gespeichert. Alle Kopien werden zur gleichen Zeit erzeugt.

  Hinweis: Diese Funktion steht Ihnen nicht in SmartSync Versionen von CaseWare zur Verfügung.

• Automatische Meilensteine

  Automatisch generierte Meilensteine werden generiert, wenn ein Historienereignis in der Mandantendatei eintritt. Bestimmte Historienereignisse verfügen über eine Option, bei der Sie angeben können, dass CaseWare automatisch einen Meilenstein erstellt, wenn ein Historienereignis eintritt.

  Hinweis: Diese Funktion steht Ihnen in SmartSync Versionen von CaseWare nur eingeschränkt zur Verfügung.

Weitere Erwägungen

Jahreswechsel und Bereinigen

Beim Jahreswechsel verbleiben Historienelemente in der aktuellen Datei, werden aber nicht in die neue Datei übernommen. Historienelemente können aus der aktuellen Datei gelöscht werden, indem Sie die Funktion Bereinigen und die Option Historie beibehalten deaktivieren. Weitere Informationen finden Sie hier.

SmartSync

Einige der Optionen für dieses Feature sind in CaseWare mit SmartSync nicht verfügbar.

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