Mit Abfragen arbeiten

Sie können z. B. via der englischen CaseWare Cloud App Queries oder den deutschen Apps AuditPBC+ oder Claudia eine Verknüpfung mit Desktop Engagementdateien herstellen, was es Ihrem Unternehmen möglich macht, mit Mandanten direkt in einem CaseWare Engagement zusammenzuarbeiten.

Mit Abfragen können Sie:

Dokumente mit Mandanten in einem einzigen, sicheren Environment kommunizieren und teilen
Ihren Arbeitsablauf mit der automatischen Statusverfolgung leichter verfolgen
Dokumente per „Drag-and-drop“ zwischen einer Abfragendatei und dem Dokumentenmanager verschieben
Mandantenabfragen anhand des Engagementstatus ausrichten

Um Abfragen in Ihrem Unternehmen einzuführen, benötigen Sie ein CaseWare Cloud-Konto mit der gewünschten App und Sie müssen CaseWare in Cloud integrieren. Sie können Ihre CaseWare Dateien auch in Cloud speichern, indem Sie sie in einer Cloud Entität publizieren. Der Zugriff auf publizierte Dateien kann von jedem Standort erfolgen, an dem Sie sich für Ihr Cloud-Konto anmelden können, und Sie können diese sofort mit der Abfragendatei verknüpfen.

Eine Datei mit einer Cloud Entität integrieren

In Cloud werden Mandantendaten in Entitäten gespeichert. Wenn Sie eine Datei in CaseWare erstellen, können Sie sie mit einer Entität integrieren, um Mandanteninformationen automatisch in Cloud auszufüllen. Entität Integration wird benötigt, um die Datei mit Abfragen zu integrieren.

Eine Datei mit einer Cloud Entität integrieren:

Öfffnen Sie in CaseWare die Datei, mit der Sie integrieren möchten.
Wählen Sie im Menüband Engagement | Stammdaten.
Auf der Registerkarte Name/Adresse klicken Sie auf Cloud Entität. Geben Sie den Namen der Entität ein, die Sie mit der Datei integrieren möchten, oder klicken Sie auf das Drop-down-Menü und dann auf Neu, um eine neue Entität zu erstellen. Wenn Sie bereits eine CaseWare Datei in Cloud publiziert haben, wird das Feld Cloud Entität automatisch ausgefüllt.
Um automatisch Änderungen an den Dateieigenschaften mit der neu integrierten Cloud Entität zu synchronisieren, wählen Sie Immer Mandantenstammdaten mit der Cloud-Entität synchronisieren. Siehe Metadaten mit Cloud synchronisieren, um weitere Informationen zu synchronisierten Eigenschaften zu erhalten. Klicken Sie auf OK.

Die CaseWare Datei ist mit der Cloud Entität integriert. Der Dialog Einrichtung der Dateianforderungen wird automatisch angezeigt, um Sie bei der Erstellung oder Verknüpfung mit einer existierenden Abfragendatei zu unterstützen.

Mit einer Abfragendatei verknüpfen

Nach der Integration Ihrer CaseWare Datei mit einer Cloud Entität können Sie sie mit einer Abfragendatei verknüpfen, um die Zusammenarbeit mit Ihren Mandanten zu beginnen..

Mit einer Abfragendatei verknüpfen:

Öffnen Sie in CaseWare eine Datei, die mit einer Mandanten-Entität in Cloud synchronisiert wurde.
Wählen Sie im Menüband Cloud | Öffnen. Der Dialog Einrichtung der Dateianforderungen wird angezeigt.
Wählen Sie ggf. die Abfragenvorlage, die Sie verwenden möchten.
Wählen Sie Neu erstellen, um eine neue Abfragendatei zu erstellen. Wenn Sie bereits eine Abfragendatei in Cloud erstellt haben und Sie diese mit der CaseWare Datei verknüpfen möchten, wählen Sie Vorhandene auswählen und klicken Sie auf das Drop-down-Menü, um die Abfragendatei auszuwählen. Klicken Sie auf OK.

Die Datei ist mit der Abfragendatei verknüpft und der Bereich Abfragen wird angezeigt.

Bitte beachten Sie:

Standardmäßig verwenden neue Abfragendateien die aktuelle Version der Abfragenvorlage. Sie müssen die Abfragendatei aus der Cloud erstellen, wenn Sie eine andere Vorlagenversion verwenden möchten, und diese anschließend verknüpfen.
Wenn Sie die Verknüpfung einer CaseWare Datei mit einer Abfragendatei aufheben möchten, klicken Sie im Menüband auf Cloud | Verknüpfung aufheben. Sie müssen online arbeiten, um die Verknüpfung mit einer Abfragendatei aufzuheben.
Neue Abfragendateien beinhalten Standardinhalte. Vervollständigen Sie das Dokument Optimizer, um Inhalte basierend auf der Art des Engagements hinzuzufügen oder zu entfernen.

Eine Abfrage erstellen

Erstellen Sie Abfragen in der Abfragendatei, um Dokumente oder andere Informationen mit Ihren Mandanten zu teilen. Die Abfragendatei umfasst einige Standardabfragen, die Sie zu Anfang unterstützen sollen. Weitere Informationen zur Erstellung einer Abfrage erhalten Sie in Mandanteninformationen abfragen.

In der neuen oder existierenden Abfrage können Sie relevante Dokumente hinzufügen, um Sie Ihrem Mandanten zukommen zu lassen. Wenn Sie ein Automatisches Dokument zu einer Abfrage hinzufügen, wird es automatisch in das PDF-Format konvertiert.

Ein Dokument zu einer Abfrage hinzufügen:

Stellen Sie sicher, dass sowohl der Dokumentenmanager als auch der Bereich Abfragen geöffnet ist.
Wählen Sie im Dokumentenmanager das Dokument, das Sie hinzufügen möchten
Ziehen Sie das Dokument aus dem Dokumentenmanager in die Abfragendatei.

Das Dokument wird zur Abfragendatei hinzugefügt. Klicken Sie auf Senden, um die Abfrage an Ihren Mandanten zu senden. Wenn ein Mandant eine Abfrage erhält, wird ihm per Email eine Benachrichtigung mit einem Link zu den Abfragendetails zugesandt. Der Mandant kann seine eigenen Dokumente hochladen und die Abfrage ggf. kommentieren.

Wenn ein Mandant eine Abfrage beendet hat, können Sie deren Übermittlung Akzeptieren oder Ablehnen. Eine akzeptierte Übermittlung wird automatisch zur Dokumentenseite der Abfragendatei hinzugefügt, um einen einfachen Zugriff zu gewährleisten. Eine abgelehnte Übermittlung wird zur weiteren Prüfung erneut geöffnet. Wenn Abfragen vollständig sind, wird der Status des Fortschritts Ihres Engagements automatisch angepasst.

Eine Abfrage vervollständigen

Sind alle Abfragen vollständig, können Sie die aktualisierten Dokumente per „Drag and Drop“ in den Dokumentenmanager ziehen. Autoren für Inhalte können diesen Prozess automatisieren, indem Sie über die Autoren-ID direkt die Dokumenten in der Abfrage mit dem Dokumentenmanager verknüpfen.

Bitte beachten Sie : Diese Funktion steht im Moment nicht zur Verfügung.

Dokumente automatisch im Dokumentenmanager aktualisieren:

Stellen Sie sicher, dass Sie das Dokument mit der Abfragendatei basierend auf der Autoren-ID verknüpft haben.
Wählen Sie in CaseWare aus dem Menüband Cloud | Erhalten.

Die Dokumente im Dokumentenmanager werden mit der neuen Version des Dokuments aus der Abfrage aktualisiert.