• SmartSync Überblick
  • SmartSync Überblick
  • Synchronisierungshierarchie
  • Aspekte zur übergeordneten Datei der obersten Ebene
  • Wie werden Dateien synchronisiert?
  • Synchronisierte Dateien verwalten
  • Synchronisierungskonflikte - Überblick
  • Externe Dokumente und CaseView Dokumente synchronisieren
  • Außerhalb des Büros synchronisieren (Peer to Peer)
  • SmartSync Server
  • CaseWare Features und SmartSync

Synchronisierungskonflikte - Überblick

Ziel der Verwendung von SmartSync ist es, die Arbeit, die von mehreren Mitarbeitern vorgenommen wurde, in ein Gesamtpaket zusammenzuführen. Für die Mitarbeiter, die SmartSync einsetzen, sollte sich die Arbeit in einer synchronisierten Kopie nur wenig von der Arbeit in einer Standard-Mandantendatei ohne SmartSync unterscheiden. Es gibt jedoch einige Fälle, in denen Änderungen, die von zwei Mitarbeitern vorgenommen wurden, miteinander in Konflikt stehen und somit eine Lösung des Konflikts notwendig ist. Die meisten dieser Konflikte werden automatisch von CaseWare gelöst, wenngleich die Lösung in einigen Fällen überschrieben werden kann.

Echtzeit-Änderungen, wie z. B. die Erstellung einer Abschlussbuchung, werden nach dem Grundsatz "First come, first served" behandelt. Sind zwei Mitarbeiter offline und beide erstellen die Buchung #7, wird die Buchung des Mitarbeiters, der zuerst in den Online-Modus wechselt und mit der übergeordneten Datei synchronisiert, beibehalten. Synchronisiert der zweite Mitarbeiter später am Tag, tritt ein Konflikt zwischen den beiden verschiedenen Buchungen #7 auf und an dieser Stelle bestimmen das Datum und die Uhrzeit der Buchungserstellung, welche der Buchungen als #7 (zuerst synchronisiert) erhalten bleibt und welche Buchung mit #8 neu nummeriert wird (als zweites synchronisiert).

Obwohl die SmartSync Engine die meisten Konflikte lösen kann, erfordern bestimmte Konflikte eine Lösung durch den Benutzer. Konflikte, die sich auf Externe Dokumente beziehen, können auftreten, wenn zwei oder mehr Benutzer dasselbe Externe Dokument aktualisieren. SmartSync kann Änderungen innerhalb eines Externen Dokuments nicht verfolgen. Daher kann nur eine Version des Dokuments ausgewählt werden, um den Konflikt zu lösen.

Weitere Informationen zu diesen Konflikttypen finden Sie unter Dateiänderungskonflikte in Externen Dokumenten und CaseView Dokumenten.

Synchronisierungsprotokolle

Damit SmartSync Informationen übertragen kann, ist Zugriff auf den Ordner der übergeordnete Datei erforderlich. Bei der Arbeit im Büro ist die Verbindung in der Regel statisch und die Synchronisierung erfolgt in Echtzeit. Wenn Änderungen zwischen der übergeordneten Datei und der synchronisierten Kopie übertragen werden, kommunizieren nur die entsprechenden Synchronisierungsprotokolle miteinander. Synchronisierungsprotokolle befinden sich in dem verborgenen Synchronisierungsordner, der in dem zu jeder Mandantendatei zugehörigen Ordner enthalten ist. Synchronisierungsprotokolle tauschen nur die an der Datei vorgenommenen Änderungen aus, wodurch der Netzwerkverkehr über hohe Bandbreite reduziert wird und SmartSync in Echtzeit operieren kann.

Die CaseWare Datenbank generiert ein Operationsprotokoll, das als Synchronisierungsprotokoll bezeichnet wird, und verschiedene Hilfsdateien für jede synchronisierte Kopie. Das Protokoll befindet sich im Verzeichnis der lokalen Mandantendatei und zeichnet Änderungen auf, die an der synchronisierten Kopie vorgenommen wurden, wie z. B. das Löschen eines Kontos, das Ändern eines Buchungsbetrags oder das Erstellen eines neuen CaseView Dokuments. Jeder Änderung ist eine fortlaufende Nummer zugeordnet, um die synchronisierten Änderungen aufzuzeichnen und zu verfolgen. Es ist wichtig zu beachten, dass nur die Änderungen, die an jeder Datei vorgenommen wurden, in diesem Protokoll gespeichert werden.

Vorgänge in jeder Kopie der Mandantendatei werden mit einem Zeitstempel erfasst, der verwendet wird, um die Vorgänge entlang der Hierarchie zu synchronisieren. Daher sollten alle Uhren auf den Computern in der Synchronisierungshierarchie synchronisiert werden. Mithilfe des Network Time Protocol kann sichergestellt werden, dass die Hierarchie gemäß einer einzigen Bezugszeit synchronisiert wird und einige Netzwerke auch ihren Primary Domain Controller nutzen.

Wenn eine synchronisierte Kopie mit der zugehörigen übergeordneten Datei synchronisiert wird, empfängt dessen Protokoll alle ausstehenden Änderungen, die noch von den anderen synchronisierten Kopien zu senden sind. Nur neue Änderungen werden im Protokoll der Kopie angehängt, basierend auf dem Datum, an dem die Synchronisierung zuletzt erfolgt ist. Das Synchronisierungsprotokoll der übergeordneten Datei der obersten Ebene enthält daher alle Änderungen, da es mit den Synchronisierungsprotokollen aller zugehörigen Kopien kommuniziert. Die übergeordnete Datei der obersten Ebene muss jedoch geöffnet werden, damit sie alle Änderungen empfängt.

Hinweis: In erster Linie werden nur Änderungen synchronisiert oder über das Netzwerk übertragen. Wenn Sie jedoch anfangs die synchronisierte Datei erstellen, wird die gesamte CaseWare Datei von der gemeinsam genutzten Position in Ihren lokalen Ordner übertragen. Für Kanzleien mit vielen Benutzern kann dies eine hohe Belastung des Netzwerks bedeuten, wenn viele Benutzer gleichzeitig synchronisierte Kopien erstellen. In diesem Fall wird empfohlen, einen entsprechenden Zeitplan für das Erstellen synchronisierter Kopien einzurichten, um dieses Szenario zu vermeiden.