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CaseWare Features und SmartSync

Die hier aufgeführten Funktionen sind möglicherweise nicht alle in der von Ihnen installierten CaseWare Version verfügbar sind. Einige Funktionen erfordern beim Einsatz mit SmartSync weitere Überlegungen oder stehen in SmartSync nicht zur Verfügung.

Features unter besonderen Umständen

Erstellen eines neuen Ordners im Dokumentenmanager

Wenn Sie im Dokumentenmanager einer synchronisierten Kopie im Offline-Modus einen neuen Ordner erstellen und dann vorhandene Dokumente in diesen Ordner verschieben, werden diese Dokumente nicht automatisch in andere synchronisierte Kopien verschoben, nachdem die Datei in den Online-Modus versetzt wurde. Das Ausführen der SmartSync Reparatur korrigiert dieses Szenario, indem alle synchronisierten Änderungen erneut auf die Mandantendatei angewendet wird.

Komponenten kopieren

Die Option "Alles" ist deaktiviert, wenn es sich bei der Zieldatei um eine synchronisierte Datei handelt. Zum Aktivieren der Option "Alles" muss die synchronisierte Kopie in einen Nicht-Synchronisierungsstatus zurückversetzt werden. Alle synchronisierten untergeordneten Kopien müssen zunächst aus der Hierarchie der Zieldatei entfernt werden, indem alle ausstehenden Änderungen synchronisiert werden und anschließend in der Registerkarte SmartSync der Eintrag Kopie löschen ausgewählt wird. Sobald alle synchronisierten untergeordneten Kopien entfernt wurden, wählen Sie in der Masterkopie in der Registerkarte SmartSync den Eintrag Synchronisierungsinformationen löschen aus. Wenn alle auf die Synchronisierung bezogenen Daten entfernt wurden, kann die Datei alle Komponenten über die Funktion Komponenten kopieren erhalten.

Abschlussbuchungen

• Steuer Export Codes

• Wird ein Steuer Export Code in einer synchronisierten Kopie gelöscht und wird in einer anderen synchronisierten Kopie eine Buchung erstellt, die diesem Steuer Export Code zugeordnet ist, wird die Buchung nicht automatisch gelöscht, wenn die beiden Kopien synchronisiert werden. Alle diesem Steuer Export Code zugeordneten Buchungen müssen manuell gelöscht werden.

Konsolidierung

Für die Konsolidierung muss eine Online-Verbindung zu der übergeordneten Datei in SmartSync bestehen.

Datei Versionen

Informationen zur Anzeige von Versionen finden Sie in Dateiänderungskonflikte in Externen Dokumenten und CaseView Dokumenten.

Lockdown

Die Funktion Lockdown wird erst aktiviert, wenn alle untergeordneten Kopien ihre Änderungen synchronisieren und entweder im Online-Modus sind oder aus der Synchronisierungshierarchie entfernt wurden.

Bereinigen

Die Funktion Bereinigen wird erst aktiviert, wenn alle untergeordneten Kopien im Online-Modus sind oder verworfen wurden, ähnlich den Beschränkungen beim Lockdown.

Der Versuch, die Funktion Bereinigen auszuführen, während die Datei im Offline-Modus ist, versetzt die Datei automatisch in den Online-Modus, um mit der übergeordneten Datei zu kommunizieren. Wenn die übergeordnete Datei nicht gefunden wird, wird ein Fehler angezeigt und das Bereinigen wird nicht fortgeführt.

Dem Assistenten Engagement bereinigen wurde die Option "Ausstehende synchronisierte Kopien verwerfen" hinzugefügt, für die dieselben Bedingungen gelten wie die in SmartSync und Lockdown aufgeführten.

Standardpositionen/Kontengruppen

Das Ändern einer Maske für Standardpositionen/Kontengruppen in einer SmartSync Sitzung im Offline-Modus wird nicht unterstützt. Wird bei der Verwendung von SmartSync eine Standardpositions-/Kontengruppenmaske in einer synchronisierten Kopie geändert und eine Standardpositions-/Kontengruppennummer zu einer anderen synchronisierten Kopie hinzugefügt, wird die Maske nicht auf die Standardpositions-/Kontengruppennummer angewendet, wenn diese beiden Dateien synchronisiert werden.

Zugriffschutz

Weitere Informationen zum Zugriffschutz in einer SmartSync Umgebung finden Sie in "Zugriffschutz und SmartSync".

Import

Beim Import aus einer anderen Finanzbuchhaltungssoftware oder einer ASCII-Datei, versucht die Datei automatisch in den Online-Modus zu wechseln, bevor sie mit dem Import fortfährt. Wenn die Datei nicht in den Online-Modus versetzt werden kann, wird der Benutzer gefragt, ob er fortfahren möchte oder nicht.

Wartung

Die Funktion Wartung wird erst aktiviert, wenn alle untergeordneten Kopien in den Online-Modus versetzt oder verworfen wurden, ähnlich wie bei den Funktionen Lockdown und Bereinigen.

Dem Assistenten Wartung wurde die Option "Ausstehende synchronisierte Kopien verwerfen" hinzugefügt, für die dieselben Bedingungen gelten wie die in Lockdown und Bereinigen aufgeführten.

IDs und Einstellungen

Es gibt Begrenzungen für bestimmte SmartSync Funktionen, wenn mehr als eine untergeordnete Datei aus derselben übergeordneten Datei erstellt wird. Wenn nur die übergeordnete Datei und eine synchronisierte Kopie vorhanden sind, sind diese Bereiche in beiden Dateien verfügbar. Durch das Erstellen einer zweiten untergeordneten Datei wird diese Funktion deaktiviert. Zu den betroffenen Bereichen gehören:

• Journal IDs ändern unter Buchhaltung | Anpassen
• Steuerarten ändern unter Extras | Optionen | Listen
• Einheiten ändern unter Extras | Optionen | Listen
• Maske ändern unter Extras | Optionen | Maske

Features, die zurzeit nicht in SmartSync verfügbar sind

Sperren für die alleinige Nutzung von CaseView Dokumenten (Peer-to-Peer-Synchronisierung)

Wenn die Synchronisierung in einer Peer-to-Peer-Umgebung erfolgt, ist das Sperren von CaseView Dokumenten für die alleinige Nutzung nicht möglich.

Meilensteine

Meilensteine können den Netzwerkverkehr in einer SmartSync Umgebung bedeutend erhöhen, wenn sie an alle SmartSync Benutzer übertragen werden. Das Feature Meilensteine ist daher in SmartSync deaktiviert.

Sign In/Out und Ein-/Auschecken

Da SmartSync eine Alternative zu Sign Out/Auschecken sein soll, sind diese Funktionen in einer synchronisierten Datei nicht verfügbar.

Nicht-synchronisierte Mandantendateien, die in einer mit SmartSync kompatiblen CaseWare Version geöffnet werden, können diese Features weiterhin verwenden. Sobald jedoch eine synchronisierte untergeordnete Kopie erstellt wird, kann für die Datei kein Sign Out mehr durchgeführt werden bzw. zugehörige Komponenten können nicht mehr ausgecheckt werden.

Wird versucht, eine Offline-Kopie einer Datei zu erstellen, für die ein Sign Out durchgeführt wurde oder die ausgecheckte Komponenten beinhaltet, wird eine Fehlernachricht angezeigt.

Die Option Offline arbeiten im SmartSync Menü ist ebenfalls nicht verfügbar, bis die Datei vollständig abgezeichnet und eingecheckt wurde.

Jahreswechsel in eine vorhandene Datei

Jahreswechseländerungen sind im Synchronisierungsprotokoll nicht enthalten. Die auf den Jahreswechsel bezogenen Änderungen werden nicht an andere synchronisierte Kopien gesendet und die Informationen im Synchronisierungsprotokoll überschreiben eventuell die Änderungen, die vom Jahreswechsel ausgeführt wurden.

Es gibt zwei unterschiedliche Szenarios, die in die Kategorie eines Jahreswechsels in eine bestehende Datei fallen:

• Mehrfach-Jahreswechsel

Ein Jahreswechsel, bei dem die Zieldatei bereits vorhanden ist. Ein Anwender führt z. B. einen Jahreswechsel aus und erstellt eine neue Datei, um das aktuelle Jahr zu beginnen. Wenn der Anwender dann eine Änderung in der Datei des Vorjahres vornimmt und einen weiteren Jahresabschluss mit derselben Datei des aktuellen Jahres ausführt, die als Ziel ausgewählt wurde, wird dies als Mehrfach-Jahreswechsel bezeichnet.

• Interner Jahreswechsel

Ein Jahreswechsel, bei dem die für das Folgejahr zu verwendende Datei der Datei entspricht, die derzeit verwendet wird.

Wählen Sie beim Ausführen eines Jahreswechsels eine neue Datei an einer neuen Position als Ziel aus. Sobald die Datei erstellt wurde, müssen alle Änderungen für das Vorjahr manuell in der Datei vorgenommen werden anstatt über einen Mehrfach-Jahreswechsel.

Hinweis: Wenn versucht wird, einen Jahreswechsel für eine bestehende SmartSync Datei auszuführen, wird eine Fehlernachricht angezeigt, die angibt, dass diese Aktion nicht ausgeführt werden kann und der Jahreswechsel abgebrochen wird.

Papierkorb

Dieses Feature ist in CaseWare mit SmartSync nicht verfügbar.