SmartSync Überblick
Bei SmartSync handelt es sich um ein System zur Dateisynchronisation, das Ihnen und Ihrem Team ermöglicht, gemeinsam an Mandantendateien zu arbeiten. Während Sie an einer Datei arbeiten, werden Ihre Änderungen sofort mit jedem Online-Anwender synchronisiert, dies gilt auch umgekehrt.
Die Dateisynchronisierung arbeitet im Hintergrund und erfordert nur geringe Eingriffe des Anwenders. Wenn Sie eine synchronisierte Kopie einer Datei erstellen, wird die gesamte Datei auf Ihre lokale Festplatte kopiert. Ein verborgener Synchronisierungsordner wird ebenfalls auf Ihrer lokalen Festplatte im Ordner der AuditAgent Datei erstellt, um SmartSync Informationen zu verfolgen und Änderungen aufzuzeichnen.
Alle Aktualisierungen, die Sie an Ihrer lokalen Kopie vornehmen, werden dann in diesem Synchronisierungsordner gespeichert. Während der Synchronisierung werden nur die Änderungen an der Datei (die im Synchronisierungsordner gespeichert werden) in den Synchronisierungsordner der übergeordneten Datei übertragen. Bei der Synchronisierung handelt es sich um einen wechselseitigen Austausch: Sie können nicht nur Änderungen an die übergeordnete Datei senden, Sie können auch Änderungen empfangen, die die übergeordnete Datei bereits von anderen synchronisierten Kopien empfangen hat. Bei diesem Prozess muss die übergeordnete Datei nicht geöffnet sein.
Wenn synchronisierte Kopien online bearbeitet werden (d. h., es besteht Kommunikation zur übergeordneten Datei), werden diese Änderungen in Echtzeit synchronisiert, ohne dass eine manuelle Aktion erforderlich ist. Anwender können auch offline arbeiten und somit Ihre Änderungen für einige Zeit lokal speichern, bevor die Synchronisierung mit der übergeordneten Datei erfolgt.
CaseView und Externe Dokumente
Für CaseView und externe Dokumente (wie z. B. Word und Excel) können Änderungen in der Schrittweite nicht verfolgt werden. SmartSync erkennt nur, dass an einer Datei eine Änderung vorgenommen wurde, wenn die Datei gespeichert wird. In diesem Fall wird die gesamte Datei komprimiert, gespeichert und über das SmartSync Netzwerk synchronisiert.
Bei der Arbeit in Externen oder CaseView Dokumenten ist es wichtig, dass keine übermäßige Anzahl von Versionen gespeichert wird, da dies zu einer schlechten Netzwerk-Performance führen kann. Um zu verhindern, dass neue Versionen eines Dokuments jedesmal nach dem Ändern und Speichern übermittelt werden, können Sie das Standard-Synchronisierungsverhalten auf Nach Aufforderung setzen.
Änderungen, die manuell gespeichert werden müssen, wie z. B. beim Ändern eines CaseView Dokuments, werden auf einer fortlaufenden Basis gehandhabt. Es wird davon ausgegangen, dass das Dokument den aktuellen Stand hat, und somit jedes Speichern eines Dokuments die zuvor gespeicherte Version des Dokuments überschreibt. Frühere Versionen können jedoch immer noch abgerufen werden und sogar mit der aktuellen Version verglichen werden, um die Änderungen zu prüfen.
Peer-to-Peer-Synchronisierung
Die Peer-to-Peer-Synchronisierung ermöglicht es Anwendern, die Vorteile von SmartSync selbst beim Kunden vor Ort zu nutzen. In Abhängigkeit vom Typ der verfügbaren Netzwerkverbindung können Sie entweder mit einem Peer synchronisieren, indem Sie Ihr internes Netzwerk verwenden oder ein externes Netzwerk außerhalb des Büros einrichten. Wenn Sie in das Büro zurückkehren, können Sie erneut mit der übergeordneten Datei synchronisieren.
Es ist wichtig zu beachten, dass bei der Peer-to-Peer-Synchronisierung die übergeordnete Datei das Büro nicht verlässt. Weitere Informationen finden Sie in Peer-to-Peer-Synchronisierung.
Häufig gestellte Fragen
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Wie werden Dateien, die im Verzeichnis der CaseWare Datei, jedoch nicht im Dokumentenmanager gespeichert werden, von SmartSync während der Veröffentlichung verarbeitet?
Alle Dateien im Ordner der AuditAgent Datei und in den Unterordnern werden in die publizierte Datei eingeschlossen. Dateien, die sich nicht im Dokumentenmanager befinden, werden nicht publiziert.
Wenn zum Beispiel ein Word Dokument im AuditAgent Dateiverzeichnis platziert wurde, aber nicht im Dokumentenmanager, wird das Word Dokument in die publizierte Datei und alle synchronisierte Kopien eingeschlossen. Alle Benutzer können das Word-Dokument öffnen und es über den Windows Explorer aktualisieren, aber die Änderungen werden nicht an die übergeordnete Datei übermittelt, so dass sie auch nicht in den anderen synchronisierten Kopien angezeigt werden.
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Unterstützt SmartSync FTP?
Nein. SmartSync erfordert die Sperrung von Dateien auf Byte-Ebene, was von FTP nicht unterstützt wird.
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Welche Ports verwendet SmartSync?
Während der Installation wird Firewall-Port 50412 für Caseware SmartSync Präsenzinformationen geöffnet. Dies wird von Working Papers (AuditAgent) benötigt, um SmartSync Informationen an andere Arbeitsplätze im lokalen Netzwerk weiterzuleiten. Diese Informationen umfassen die Liste der Benutzer, die auf SmartSync Kopien einer übergeordneten Datei zugreifen, sowie die Dokumente innerhalb dieser Kopien, die derzeit geöffnet sind.
Wenn Sie den Port nicht öffnen, können Sie sich keine Informationen zu SmartSync Kopien in der Liste der Benutzer anzeigen lassen.
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Ändert sich die AuditAgent Benutzeroberfläche, wenn ich einen Upgrade auf eine SmartSync Version ausführe?
Ja. Einen detaillierten Vergleich finden Sie in Unterschiede zwischen SmartSync und nicht-SmartSync.
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