In Tracker Dateien verwalten

Mandant öffnen

Markieren Sie im Mandantenbereich die Datei. Sie haben folgende Möglichkeiten, um die Datei zu öffnen:

1. Führen Sie einen Doppelklick auf die Datei aus.
2. Klicken Sie auf Öffnen.

• Wählen Sie aus dem Menü Datei die Option Öffnen.

Bevor die Datei geöffnet wird, können ggf. folgende Vorgänge durchgeführt werden:

• Wenn die Datei zuvor komprimiert war, muss diese erst dekomprimiert werden.
• Handelt es sich um eine Datei aus einer vorangegangenen Version von AuditAgent, wird die Datei in die aktuelle Version konvertiert.
• Ist der Zugriffschutz eingeschaltet, müssen Sie ein Kennwort eingeben.

Eine neue Datei erstellen

Sie haben im Mandanten Fenster zwei Möglichkeiten:

• Klicken Sie auf das Symbol Neu.
• Wählen Sie aus dem Menü Datei die Option Neu.

Es spielt keine Rolle, welche Methode Sie verwenden. Es wird in jedem Fall der Dialog Mandant in AuditAgent geöffnet, in dem Sie eine neue Datei erstellen können. Erstellen Sie auf gewohnte Weise eine Datei, wie Sie es auch in AuditAgent machen würden.

Sobald die Datei in AuditAgent erstellt wurde, werden die Informationen in Tracker aktualisiert. Wenn Sie mit einem Datenspeicher verbunden sind, werden den Benutzern, die den Datenspeicher nutzen, nach der Erstellung der Datei die aktualisierten Informationen entsprechend der Ansicht jedes Benutzers angezeigt.

Die Datei in die aktuelle Version konvertieren.

Sobald Sie ein Update auf eine neue Version von AuditAgent ausführen, müssen auch Ihre Mandantendateien in die aktuelle Version konvertiert werden. In Tracker können Sie mehrere Dateien auf einmal konvertieren, um Zeit zu sparen.

1. Wählen Sie im Ansichtenbereich die Ansicht aus, die die Dateien enthält, die Sie konvertieren möchten.
2. Markieren Sie die Datei(en), die konvertiert werden soll. Wenn einige der Dateien bereits konvertiert sind, kann Tracker deren Konvertierungsstatus erkennen und konvertiert nur die Dateien aus früheren Versionen.

3. Wählen Sie aus dem Menü Datei die Option Konvertieren in .... Die AuditAgent Version, in die die Datei konvertiert wird, erscheint im Menü. Tracker zeigt automatisch den Releasestand der Version an, so dass Sie wissen, in welche Version die Datei konvertiert werden wird. Eine Sicherheitsabfrage wird eingeblendet.

   Um alle Dateien - ohne jede einzelne Konvertierung bestätigen zu müssen - zu konvertieren, klicken Sie auf Ja, alle. Wenn Sie die Konvertierung für jede einzelne Datei überprüfen und bestätigen möchten, dann wählen Sie Ja.

Hinweis: Tritt ein Fehler während der Konvertierung auf, überspringt Tracker die Datei und erzeugt einen Fehler, um dann mit der nächsten Datei fortzufahren.

Dateien komprimieren

Das Komprimieren von Dateien kann wertvollen Speicherplatz sparen. Sie können entweder nur eine Datei oder mehrere Dateien gleichzeitig komprimieren.

Voraussetzungen

Ist eine Datei geöffnet und Sie möchten diese komprimieren, muss die Datei zuvor geschlossen werden.

Vorgehensweise:

Eine Datei komprimieren:

1. Wählen Sie im Ansichtenbereich die Ansicht aus, in der die Dateien enthalten sind, die Sie komprimieren möchten.
2. Markieren Sie im Mandantenbereich die Datei(en), die komprimiert werden soll(en). Wenn einige der Dateien, die Sie ausgewählt haben, bereits komprimiert sind, erkennt Tracker dies und komprimiert nur die bisher nicht komprimierten Dateien.
3. Wählen Sie aus dem Menü Datei die Option Komprimieren. Eine Sicherheitsmeldung wird eingeblendet.
• Um die CaseView Backup-Dateien in die komprimierte Datei zu übernehmen, aktivieren Sie die Option .BAK Dateien einschließen. Immer wenn ein CaseView Dokument gespeichert wird, erstellt CaseView ein Backup dieser Datei mit der Dateinamenerweiterung .BAK. Die .BAK Datei enthält alle geänderten Informationen in der CaseView Datei seit dem letzten Speichervorgang.
• Um alle Dateien zu komprimieren, ohne für jede Datei den Vorgang bestätigen zu müssen, wählen Sie Ja, alle. Wenn Sie das Komprimieren jeder Datei nacheinander bestätigen möchten.
4. Klicken Sie auf Ja, für jede Datei, die Sie komprimieren möchten. Die Dateien werden komprimiert.

Ergebnisse

Das Dateisymbol in der Spalte Komprimiert wird in den Status Komprimiert geändert.

Wenn Sie wieder mit der Datei arbeiten möchten, müssen Sie diese dekomprimieren.

Dateien dekomprimieren

AuditAgent Mandantendateien, die entweder in AuditAgent oder in Tracker komprimiert wurden, müssen erst dekomprimiert werden, damit erneut mit ihnen gearbeitet werden kann.

Sie können nur eine Datei dekomprimieren oder haben die Möglichkeit, mehrere Dateien gleichzeitig zu dekomprimieren.

Eine weitere Option, die Dateien zu dekomprimieren, ist es, die Datei entweder in Tracker oder in AuditAgent zu öffnen, wobei die Datei automatisch dekomprimiert wird.

1. Wählen Sie die Ansicht im Ansichtenbereich, in der die Datei, die dekomprimiert werden soll, enthalten ist.
2. Markieren Sie die komprimierte Datei im Mandantenbereich. Die komprimierten Dateien sind mit dem Symbol gekennzeichnet. Sie können mehrere Dateien zur Dekomprimierung auswählen. Sollten einige der gewählten Dateien nicht komprimiert sein, wird dies vom Tracker erkannt und er dekomprimiert nur die anderen Dateien.
3. Wählen Sie aus dem Menü Datei die Option Dekomprimieren. Eine Sicherheitsabfrage wird eingeblendet.
4. Um alle Dateien auf einmal zu dekomprimieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Ja, alle. Wenn Sie für jede einzelne Datei den Vorgang bestätigen möchten, dann klicken Sie auf Ja. Die Dateien werden dekomprimiert.

Datei verschieben

Wenn Sie Dateien an einen anderen Standort verschieben möchten, verwenden Sie Tracker, um dies zu tun. Werden Dateien mithilfe von Tracker verschoben, werden alle Verknüpfungen aktualisiert und können von Ihrem Datenspeicher nachvollzogen werden. Wird die Datei über Tracker verschoben, erfolgt die Standortänderung auch im Windows Explorer.

Warnung: Wenn Sie Mandantendateien im Windows Explorer verschieben, werden die Verknüpfungen zu Tracker unterbrochen. Diese können über die Funktion Dateien in Tracker scannen oder durch das Öffnen der Datei in AuditAgent wiederhergestellt werden.

1. Wählen Sie im Ansichtenbereich die Ansicht aus, die die Dateien enthält, die Sie verschieben möchten.

   Bitte beachten Sie: Wenn Sie die Datei nicht sehen, könnte die Datei verborgen sein und Sie müssen diese über einen Filter wieder anzeigen lassen.

2. Markieren Sie die gewünschte Datei im Mandantenbereich.
3. Aus dem Menü Datei wählen Sie die Option Verschieben. Die Dialogbox Ordner suchen wird geöffnet.

4. Wählen Sie den Ordner, in den Sie die Datei verschieben möchten.

   Hinweis: Sie haben auch die Möglichkeit, einen neuen Ordner anzulegen, indem Sie auf die Schaltfläche Neuen Ordner erstellen klicken und den Namen eingeben.

5. Klicken Sie auf OK. Eine Sicherheitsabfrage wird eingeblendet. Ist der angegebene Pfad in der Meldung nicht korrekt, klicken Sie auf Nein und führen Sie die Schritte zum Verschieben einer Datei erneut durch.

   Wenn es sich um den korrekten Pfad handelt, klicken Sie auf Ja. Die Dialogbox Ordner suchen wird geschlossen. Beachten Sie, dass in den Spalten Ordner und Pfad der neue Standort angezeigt wird.

Dateien entfernen

Dateien, die Sie nicht mehr benötigen, können Sie aus Tracker entfernen. Die Dateien werden aus der Liste der Mandantendateien im Mandantenbereich gelöscht, sie werden aber weder von Ihrem Speicher noch vom Netzwerk entfernt.

Voraussetzungen

• Bevor Sie die Datei entfernen, stellen Sie sicher, dass die Datei sichtbar ist.
• Wenn Sie die Datei nicht gänzlich aus dem Datenspeicher löschen, sondern nur aus Ihrer Ansicht entfernen möchten, können Sie die Datei verbergen.

Vorgehensweise:

1. Wählen Sie im Ansichtenbereich die Ansicht, die die Datei enthält, die entfernt werden soll.
2. Markieren Sie die Datei, die Sie löschen möchten.
3. Wählen Sie aus dem Menü Datei die Option Entfernen.

Ergebnis

Die Dateien werden aus Tracker entfernt, verbleiben aber auf Ihrem Rechner oder dem Netzwerk.

Die entfernte Datei kann später wieder in Tracker angezeigt werden:

• Die Datei über AuditAgent öffnen.
• Scannen der Datei in Tracker.

Dateien filtern

In Tracker können Dateien verborgen oder angezeigt werden. Sie können die Dateien so filtern, dass nur die sichtbaren Dateien oder nur die verborgenen Dateien dargestellt werden; es können natürlich auch alle Dateien - unabhängig ob sie verborgen sind oder nicht - angezeigt werden.

Wenn Sie verborgene Dateien wieder sichtbar machen möchten, müssen Sie zuvor einen Filter setzen, der entweder nur die verborgenen oder alle Dateien anzeigt.

1. Führen Sie im Mandantenbereich einen rechten Mausklick aus und wählen Sie Filter und anschließend den Status, den Sie darstellen möchten:

• Verborgen

  Wählen Sie diese Option, um nur die Dateien anzuzeigen, die verborgen sind. Ein Häkchen neben dem Eintrag Verborgen gibt an, dass nur die verborgenen Dateien angezeigt werden.

• Sichtbar

  Wählen Sie diese Option, um nur die Dateien darzustellen, die mit der Eigenschaft 'Sichtbar' versehen sind. Ein Häkchen neben dem Eintrag Sichtbar zeigt an, dass nur die sichtbaren Dateien angezeigt werden.

• Alle

  Wählen Sie diese Option, um alle Dateien darzustellen. Ein Häkchen neben dem Eintrag Alle gibt an, dass alle Dateien angezeigt werden.

Dateien in Tracker scannen

Ist Tracker geöffnet, wird eine Liste aller Mandantendateien (.ac und .ac_), auf die Sie über AuditAgent zugegriffen haben, dargestellt. Sobald Sie eine weitere Datei in AuditAgent öffnen, wird Tracker aktualisiert.

Möchten Sie Tracker andere Dateien schnell und einfach hinzufügen, ohne dafür die Datei in AuditAgent öffnen zu müssen, können Sie die Datei in Tracker scannen.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie Mandantendateien im Windows Explorer verschieben, gehen die Verknüpfungen in Tracker verloren. Sie haben die Möglichkeit, die Verknüpfungen über das Scannen der Datei wiederherzustellen.

1. Wählen Sie aus dem Menü Extras die Option Datei scannen. Die Dialogbox Ordner suchen wird geöffnet.
2. Markieren Sie den Ordner, der gescannt werden soll.

3. Klicken Sie auf OK. Der Ordner wird nach allen (.ac und .ac_) Dateien durchsucht und diese werden der Liste in Tracker hinzugefügt.

   Bitte beachten Sie: Wenn die Länge des Dateipfads die Zeichenbegrenzung überschreitet, erhalten Sie eine entsprechende Fehlernachricht, bis Sie den Dateipfad auf die zulässige Länge kürzen.

Sobald die Dateien in Tracker gescannt worden sind, kann jeder Benutzer, der mit dem gemeinsamen Datenspeicher verbunden ist, diese Dateien einsehen (in Abhängigkeit der ausgewählten Ansicht). Tritt ein Fehler während der Konvertierung der Dateien auf, überspringt Tracker die nächste Datei.

Gültigkeit der Datei überprüfen

Nachdem eine Ansicht erstellt wurde, können Sie sich die Eigenschaften dieser anzeigen lassen, um zum Beispiel zu überprüfen, welcher Ansichtstyp vorliegt (persönlich oder gemeinsam genutzt). Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, die Ansicht zu ändern, indem Sie die Filtereinstellungen modifizieren.

1. Wählen Sie im Menü Extras den Eintrag Optionen.
2. Gültigkeit der Datei überprüfen. Klicken Sie auf OK.