Bibliotheken - Einführung
Bibliotheken geben Ihnen die Möglichkeit, Einträge zu erstellen und diese an einem zentralen Standort zu speichern, der mit verschiedenen CaseWare Dateien verknüpft werden kann. Als Bibliothekseinträge können vom Firmenlogo bis hin zum kompletten Jahresabschlussbericht alles gespeichert werden. Einträge in einer Bibliothek werden aus dem Bibliotheksindex verwaltet.
Einige Vorteile von Bibliotheken:
- Bibliothekseinträge müssen nur einmal erstellt und angepasst werden und können dann unternehmens- oder kanzleiweit zur Verfügung gestellt werden
- Änderungen an Bibliothekseinträgen, wie z. B. Textänderungen an einer Notiz, müssen nur an einer zentralen Stelle geändert werden
- Dokumente, die mit diesen Einträgen verknüpft sind, werden einfach durch eine Aktualisierung der Bibliotheksverknüpfungen auf den aktuellen Stand gebracht
- Einträge, die mit einer Bibliothek verknüpft sind, sind konsistent, frei von Schreibfehlern oder anderen Fehlern, die sich einschleichen, wenn Informationen manuell eingegeben werden
- Anwender müssen nicht über viel Erfahrung in CaseView verfügen, um Abschlussberichte vorzubereiten
Bitte beachten Sie: Beim Zugriff von mehreren Anwendern auf eine Bibliothek innerhalb eines Netzwerks können Performance-Probleme auftreten. In diesen Fällen empfehlen wir, dass alle Anwender CaseView beenden, um die Performance wiederherzustellen und der Zugriff auf die Bibliothek innerhalb eines Netzwerks auf eine Person zu einem Zeitpunkt begrenzt wird.
Eine Bibliothek anstelle einer Vorlage verwenden
Vorlagendateien, Vorlagendokumente und Bibliotheken sind ähnlich, da sie auch Einträge an einer zentralen Stelle vorhalten und diese für andere Dateien zur Verfügung stellen. Bibliotheken werden dabei für die kleineren Inhalte als im Fall von Vorlagen und Dokumenten verwendet, indem individuelle Komponenten zur Erstellung von Dokumenten, wie z. B. Kopfzeilen oder Bilanztabellen, gespeichert werden.
Der Hauptunterschied zwischen diesen Komponenten ist die Aktualisierung. Aus einer Vorlage kopierte Einträge sind eigenständig; sollte die Vorlage in der Zukunft geändert werden, bleibt die Kopie davon unbeeinflusst und kann nur manuell aktualisiert werden. Bibliothekseinträge werden in Dokumenten über eine Verknüpfung übergeben, die immer besteht. Zu jeder Zeit kann ein Anwender in Bibliotheksverknüpfungen in seinem Dokument aktualisieren, um sicherzustellen, dass die Einträge des Dokuments mit dem der Bibliothek übereinstimmt. Sie können sogar einen Vergleich mit den aktualisierten Einträgen ausführen und Anwendern erlauben, die Änderungen zwischen den beiden zu kombinieren.
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