Integration von Abfragen

Sie können z. B. via der englischen CaseWare Cloud App Queries oder den deutschen Apps AuditPBC+ oder Claudia eine Verknüpfung mit Desktop Engagementdateien herstellen, was es Ihrem Unternehmen möglich macht, mit Mandanten direkt in einem CaseWare Engagement zusammenzuarbeiten.

Mit Abfragen können Sie:

  • Dokumente mit Mandanten in einem einzigen, sicheren Environment kommunizieren und teilen
  • Ihren Arbeitsablauf mit der automatischen Statusverfolgung leichter verfolgen
  • Dokumente per „Drag-and-drop“ zwischen einer Abfragendatei und dem Dokumentenmanager verschieben
  • Mandantenabfragen anhand des Engagementstatus ausrichten

Um Abfragen in Ihrem Unternehmen einzuführen, benötigen Sie ein CaseWare Cloud-Konto mit der gewünschten App und Sie müssen CaseWare in Cloud integrieren. Sie können Ihre CaseWare Dateien auch in Cloud speichern, indem Sie sie in einer Cloud Entität publizieren. Der Zugriff auf publizierte Dateien kann von jedem Standort erfolgen, an dem Sie sich für Ihr Cloud-Konto anmelden können, und Sie können diese sofort mit der Abfragendatei verknüpfen.

Eine Datei mit einer Cloud Entität integrieren

In Cloud werden Mandantendaten in Entitäten gespeichert. Wenn Sie eine Datei in CaseWare erstellen, können Sie sie mit einer Entität integrieren, um Mandanteninformationen automatisch in Cloud auszufüllen. Entität Integration wird benötigt, um die Datei mit Abfragen zu integrieren.

Eine CaseWare Datei mit einer Cloud Entität integrieren:

  1. Öfffnen Sie in CaseWare die Datei, für die Sie integrieren möchten.
  2. Wählen Sie im Menüband Engagement | Stammdaten.

  3. Auf der Registerkarte Name/Adresse klicken Sie auf Cloud Entität ein. Geben Sie den Namen der Entität ein, die Sie mit der Datei integrieren möchten, oder klicken Sie auf das Drop-down-Menü und dann auf Neu , um eine neue Entität zu erstellen. Wenn Sie bereits eine CaseWare Datei in Cloud publiziert haben, wird das Feld Cloud Entität automatisch ausgefüllt.

    Bitte beachten Sie: Engagement Eigenschaften aus der Cloud Entität befüllen automatisch die CaseWare Datei nach der Integration. Wenn Sie eine dieser Engagement-Eigenschaften ändern müssen, wählen Sie Immer Mandantenstammdaten mit der Cloud-Entität synchronisieren und nehmen Sie entweder Änderungen im Dialog Mandantenstammdaten oder der Cloud Entität vor.

    Klicken Sie auf OK.

Die CaseWare Datei ist mit der Cloud Entität integriert. Der Dialog Einrichtung der Dateianforderungen wird automatisch angezeigt, um Sie bei der Erstellung oder Verknüpfung mit einer existierenden Abfragendatei zu unterstützen.

Mit einer Abfragendatei verknüpfen

Nach der Integration Ihrer CaseWare Datei mit einer Cloud Entität können Sie sie mit einer Abfragendatei verknüpfen, um die Zusammenarbeit mit Ihren Mandanten zu beginnen..

Mit einer Abfragendatei verknüpfen:

  1. Öffnen Sie in CaseWare eine Datei, die mit einer Mandanten-Entität in Cloud integriert wurde.
  2. Wählen Sie im Menüband Cloud. Klicken Sie in der Gruppe Queries auf Öffnen. Der Dialog Einrichtung der Dateianforderungen wird angezeigt.
  3. Wählen Sie ggf. die Abfragenvorlage, die Sie verwenden möchten.
  4. Wählen Sie Neu erstellen, um eine neue Abfragendatei zu erstellen. Wenn Sie bereits eine Abfragendatei in Cloud erstellt haben und Sie diese mit der CaseWare Datei verknüpfen möchten, wählen Sie Vorhandene auswählen und klicken Sie auf das Drop-down-Menü, um die Abfragendatei auszuwählen. Klicken Sie auf OK.

Die Datei ist mit der Abfragendatei verknüpft und der Bereich Abfragen wird angezeigt. Neue Abfragendateien beinhalten Standardinhalte. Vervollständigen Sie das Dokument Optimizer, um Inhalte basierend auf der Art des Engagements hinzuzufügen oder zu entfernen.

Bitte beachten Sie:

  • Standardmäßig verwenden neue Abfragendateien die aktuelle Version der Abfragenvorlage. Sie müssen die Abfragendatei aus der Cloud erstellen, wenn Sie eine andere Vorlagenversion verwenden möchten, und diese anschließend verknüpfen.
  • Wenn Sie die Verknüpfung einer CaseWare Datei mit einer Abfragendatei aufheben möchten, klicken Sie im Menüband auf Cloud und anschließend in der Gruppe Abfragen auf Verknüpfung aufheben. Sie müssen online arbeiten, um die Verknüpfung mit einer Abfragendatei aufzuheben.
  • Wenn Sie eine Abfragendatei permanent aus dem Cloud Papierkorb löschen, führt der Versuch, diese in der verbundenen CaseWare Datei zu öffnen, zu einem Error "Ungültiges Engagement". Heben Sie die Verknüpfung zur CaseWare Datei auf, um den Error zu beheben und erstellen Sie eine neue Abfragendatei.

Eine Abfrage erstellen

Erstellen Sie Abfragen in der Abfragendatei, um Dokumente oder andere Informationen mit Ihren Mandanten zu teilen. Einige Standardabfragen umfasst die Abfragendatei, um Sie am Anfang zu unterstützen. Weitere Informationen zur Erstellung einer Abfrage erhalten Sie in Mitarbeiter-Mandant Kollaboration (in Englisch).

In der neuen oder existierenden Abfrage können Sie relevante Dokumente hinzufügen, um Sie Ihrem Mandanten zukommen zu lassen. Wenn Sie ein Automatisches Dokument zu einer Abfrage hinzufügen, wird es automatisch in das PDF-Format konvertiert.

Ein Dokument zu einer Abfrage hinzufügen:

  1. Stellen Sie sicher, dass sowohl der Dokumentenmanager als auch der Bereich Cloud geöffnet ist.
  2. Wählen Sie im Dokumentenmanager das Dokument, das Sie hinzufügen möchten
  3. Ziehen Sie das Dokument aus dem Dokumentenmanager in die Abfragendatei.

Das Dokument wird zur Abfragendatei hinzugefügt. Klicken Sie auf Senden, um die Abfrage an Ihren Mandanten zu senden. Wenn ein Mandant eine Abfrage erhält, wird ihm per Email eine Benachrichtigung mit einem Link zu den Abfragendetails zugesandt. Der Mandant kann seine eigenen Dokumente hochladen und die Abfrage ggf. kommentieren.

Wenn ein Mandant eine Abfrage beendet hat, können Sie deren Übermittlung Akzeptieren oder Ablehnen. Eine akzeptierte Übermittlung wird automatisch zur Dokumentenseite der Abfragendatei hinzugefügt, um einen einfachen Zugriff zu gewährleisten. Eine abgelehnte Übermittlung wird zur weiteren Prüfung erneut geöffnet. Wenn Abfragen vollständig sind, wird der Status des Fortschritts Ihres Engagements automatisch angepasst.

Eine Abfrage vervollständigen

Sind alle Abfragen vollständig, können Sie die aktualisierten Dokumente per „Drag and Drop“ in den Dokumentenmanager ziehen. Autoren für Inhalte können diesen Prozess automatisieren, indem Sie direkt mit den Dokumenten in der Abfrage über die Autoren-ID mit dem Dokumentenmanager verknüpfen.

Bitte beachten Sie:

  • Sie müssen zuerst neue Dokumente in einer Abfrage Akzeptieren, bevor Sie zum Dokumentenmanager hinzugefügt werden können.
  • Dokumentenname dürfen keine Sonderzeichen beinhalten.

Ein Dokument im Dokumentenmanager mit einer Autoren-ID verknüpfen:

  1. Stellen Sie in der Abfragen App sicher, dass Sie eine Autoren-ID zum Dokument hinzugefügt (in Englisch) haben.
  2. Lokalisieren Sie in CaseWare das verbundene Dokument oder den Platzhalter im Dokumentenmanager. Führen Sie einen rechten Mausklick auf dem Dokument aus und klicken Sie auf Eigenschaften.
  3. Klicken Sie im Dialog Eigenschaften Dokument auf die Registerkarte Vorlage.
  4. Geben Sie im Feld Datenanforderungsautoren-ID die entsprechende Autoren-ID aus der Abfragendatei ein. Klicken Sie auf OK.

Das Dokument im Dokumentenmanager ist über die Autoren-ID mit der Abfragendatei verknüpft. Um die Dokumentenmanager-Kopie mit Updates aus der Abfrage zu aktualisieren, wählen Sie im Menüband Cloud | Erhalten.

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