Platzhalterdokumente - Überblick

Sie können Platzhaltereinträge im Dokumentenmanager für Word-, Excel- und PDF-Dateien sowie andere Dateien erstellen, die aktuell nicht in der Mandantendatei vorhanden sind. Somit kann mit Hilfe von Platzhaltern die vollständige Dokumentenmanagerstruktur erstellt werden, unabhängig davon, ob die Dokumente bereits vorhanden sind.

Einen Eintrag für einen Platzhalter im Dokumentenmanager kann mit jeder unterstützten Methode zum Hinzufügen eines Dokuments zum Dokumentenmanager erstellt werden; die Option Platzhalter im Dialog Eigenschaften Dokument muss ausgewählt sein.

Einträge für Platzhalter werden im Dokumentenmanager mit einem Symbol auf dem Dokumentensymbol () gekennzeichnet.

Jahresabschluss

Platzhalter für Dokumente können erstellt werden, für die kein Saldenübertrag erfolgen soll, deren Eintrag im Dokumentenmanager jedoch erhalten bleiben soll. Dies ist eine sinnvolle Funktion, da der Dokumentenmanager auf diese Weise nicht jedes Jahr neu erstellt werden muss und so viel Zeit gespart werden kann. Die Dokumente verfügen in diesem Fall bereits über einen Index und Querverweise. Dokumente können so eingerichtet werden, dass sie diese Funktion nutzen, indem Sie beide der folgenden Optionen im Dialog Eigenschaften des entsprechenden Dokuments aktivieren:

Jahreswechsel
Saldenübertrag als Platzhalter

Hinweise

Sie können per Kopieren/Einfügen und Drag/Drop externe Dokumente auf Platzhalter-Dokumente ziehen, um Platzhalter durch tatsächliche Dokumente zu ersetzen.
Es können Filter mit Platzhalter-Dokumenten definiert werden.
Platzhalter zeigen eindeutig fehlende Dokumente an.
Platzhalter für Dokumente können einen Arbeitsablauf für das Folgejahr bieten So kann z.B. Für ein wiederkehrendes Dokument (wie Bankauszug) die Option Jahreswechsel als Platzhalter vor dem Jahreswechsel definiert werden. Dies entfernt das Originaldokument und erstellt eine Erinnerung in der Datei des Folgejahres, dass ein Bankauszug erstellt werden muss.
Gelöschte Dokumente werden im Windows Papierkorb platziert.

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