Mandantendateien konsolidieren
Wir empfehlen dringend, vor der Erstellung einer Konsolidierung mit dem IT Consulting AuditSolutions der Audicon GmbH Kontakt aufzunehmen, um zusätzliche Empfehlungen und detaillierte Vorgehensweisen zu erhalten und zu besprechen.
Dateien mit intern gespeicherten Einheiten werden bei der Änderung von Daten in Echtzeit aktualisiert. Wenn Sie eine neue Einheit zum Konsolidierungsstrukturbaum hinzufügen oder wenn Sie die Daten von extern gespeicherten Dateien aktualisieren möchten, müssen Sie die Konsolidierungsdatei neu erstellen. Werden Mandantendateien außerhalb der Konsolidierungsdatei verwendet und eine oder mehrere der Dateien müssen aktualisiert werden, zeigt CaseWare eine Meldung beim Öffnen der konsolidierten Datei an, die Sie über die Aktualisierung informiert und Sie fragt, ob Sie erneut konsolidieren möchten.
- Wählen Sie aus dem Menü Datei die Option Öffnen, um eine konsolidierte Datei zu öffnen.
- Wählen Sie aus dem Menü Mandant die Option Konsolidieren.
- Sie können ggf. auf die Schaltfläche Neu klicken, um eine neue Einheit hinzuzufügen, die über eine Batchfunktion aktualisiert werden kann.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Eigenschaften, um vorhandene Einheiten zu bearbeiten.
- Ggf. kann eine Einheit aus der Liste gewählt und anschließend auf die Schaltfläche Löschen geklickt werden, um sie aus der Konsolidierungsstruktur zu entfernen.
- Klicken Sie auf OK oder Zuweisen, um die Konsolidierungsdatei zu erstellen.
Bitte beachten Sie:
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Alle konsolidieren, damit CaseWare alle Einheiten konsolidiert. In der Regel konsolidiert CaseWare keine Einheiten, die sich seit der letzten Konsolidierung nicht geändert haben.
- Sie können eine einzelne Einheit konsolidieren, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Einheitennamen klicken und Konsolidieren auswählen. Über diesen Befehl haben Sie die Möglichkeit, nur die Änderungen der ausgewählten Einheit einzubeziehen.
- Zum Öffnen einer externen Einheit klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Einheit und wählen Öffnen aus. Die externe Datei wird in einer neuen CaseWare Instanz geöffnet.
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Wurde die Option Konten synchronisieren aktivieren für die externe Einheit aktiviert und das gleiche Konto wurde sowohl in der externen Datei als auch in der konsolidierten Datei geändert, erscheint die Dialogbox Konflikte. Hier werden die automatisch von CaseWare durchgeführten Aktionen sowie die zu lösenden Konflikte angezeigt.
Um sich eine erweiterte Beschreibung des Konflikts anzeigen zu lassen, markieren Sie einen Konflikt und es werden zusätzliche Informationen unterhalb der Liste angezeigt.
Sie können einen Konflikt lösen, indem Sie in die Spalte Konflikte klicken und den Datentyp aus der Drop-Down-Liste auswählen.
Wenn die Konteneigenschaften sowohl in der konsolidierten als auch in der externen Einheit geändert wurden, können Sie auswählen, welche Dateieigenschaften verwendet werden sollen. Wurde ein Konto aus der externen Datei gelöscht, aber in der konsolidierten Datei geändert, können Sie das Konto in der konsolidierten Datei beibehalten oder aus der konsolidierten Datei löschen. Verfügt eine Datei über Referenzen, können Sie die Referenzen der konsolidierten Datei oder die Referenzen der externen Einheit verwenden.
Wurde keine Auswahl getroffen, wird die Standardaktion ausgeführt, d. h., die aktuelleren Konteneigenschaften oder Referenzen werden verwendet; wurde das Konto aus der externen Datei gelöscht, wird standardmäßig das Konto auch aus der konsolidierten Datei gelöscht.
- Während einer Konsolidierung werden die externen Einheiten überprüft, um zu klären, ob die Option Vorjahressalden einbeziehen aktiviert wurde. In einer Meldung wird angezeigt, für welche Einheiten diese Option gewählt wurde. Um mit der Konsolidierung fortzufahren und die Vorjahressalden aus der externen Datei einzubeziehen, und nicht die aus der konsolidierten Datei, klicken Sie auf Ja. Um die Konsolidierung abzubrechen, klicken Sie auf Nein.
- Interne und externe Konsolidierungen sind mit SmartSync kompatibel, sogar in synchronisierten untergeordneten Dateien. Möchten Sie die Konsolidierungsstruktur jedoch ändern oder eine erneute Konsolidierung durchführen, muss eine Online-Verbindung zur übergeordneten Datei bestehen.
- Die Konsolidierungshierarchie kann jeweils nur von einem Anwender modifiziert werden. Gibt es gleichzeitig weitere Anwender, können diese den Dialog Konsolidierung nur schreibgeschützt öffnen.
- Wenn Sie vorhaben, über einen Import eine Konsolidierungshierarchie zu erstellen, müssen Sie online sein und als einziger Anwender einen Import durchführen.