Einführung in das Aus- und Einchecken

Die CaseWare Funktionen Auschecken und Einchecken ermöglichen es dem Anwender, den Zugriff auf ein Dokument zu sperren bzw. das Dokument aus der aktuellen Mandantendatei "auszuchecken".

Datei Standort

Während des Auscheck-Vorgangs erstellt CaseWare eine Kopie der Masterdatei unter einem anderen Pfad und ermöglicht dem Anwender die Bearbeitung der ausgecheckten Dateikopie. Der standardmäßige Ablageort für die ausgecheckte Kopie ist das Verzeichnis 'Checkout' im aktuellen Programmverzeichnis. Sie können diesen Standort aber auch beliebig ändern.

Bearbeiten von Dateien und Einchecken

In der ausgecheckten Kopie der Datei können nur ausgecheckte Dokumente bearbeitet werden. Der Anwender kann sich zwar das Mandantenprofil und die Hauptabschlussübersicht anzeigen lassen, aber Änderungen in diesen Bereichen werden nicht in die Masterdatei übernommen. Abschlussbuchungen dagegen können Sie auschecken, ändern und anschließend durch das Einchecken die Änderungen in die Masterdatei übernehmen. Neue Dokumente und Einträge können der ausgecheckten Datei hinzugefügt werden. Um sicherzustellen, dass die Dokumentennummer und die CaseView Kennung einmalig bleiben, warnt CaseWare den Anwender vor auftretenden Konflikten beim Aus- und Einchecken bzw. bei der Aktualisierung der ausgecheckten Kopie mit Änderungen aus der Masterdatei. Tritt ein Konflikt auf, werden die betroffenen Dokumente oder Einträge nicht aus- oder eingecheckt, oder mit der Aktualisierung wird nicht fortgefahren. Sie haben beispielsweise zwei Dokumente mit derselben Dokumentenkennung in Ihrer Mandantendatei. Wenn Sie eines der beiden Dokumente auschecken, gibt CaseWare beim Einchecken eine Konfliktwarnung aus. Bevor Sie das Dokument in die Masterdatei einchecken können, müssen Sie entweder die Kennung des ausgecheckten Dokuments oder die Kennung des Dokuments in der Masterdatei ändern.

Ist ein Dokument ausgecheckt, kann es durch keinen anderen Benutzer in der Masterdatei bearbeitet werden. Wird die Datei wieder eingecheckt, werden Änderungen, die vom Anwender an der ausgecheckten Datei vorgenommen wurden, in die Masterdatei übernommen. Sobald das Dokument wieder eingecheckt wurde, können Änderungen auch von anderen Anwendern vorgenommen werden.

Bitte beachten Sie:

Anwender können in der Masterdatei weiterarbeiten, während Elemente ausgecheckt sind, aber die Masterdatei sollte nicht verschoben oder komprimiert werden, während Elemente ausgecheckt sind, da die Verbindung zwischen der Masterdatei und der ausgecheckten Kopie zerstört werden könnte.

Benutzerfreundlichkeit der Anzeige

Dokumente, die vom Anwender ausgecheckt sind, werden in der Masterdatei mit einem roten Häkchen markiert. Dokumente, die von anderen Anwendern ausgecheckt wurden, erscheinen im Dokumentenmanager hellgrau und deaktiviert. Jede ausgecheckte Datei ist in der Masterdatei schreibgeschützt. Anwender können sich die Dokumenteneigenschaften anzeigen lassen, aber sie können diese nur ändern, wenn das Dokument nicht ausgecheckt ist.

Bitte beachten Sie:

Um sich die Initialen des Anwenders anzeigen zu lassen, der das Dokument ausgecheckt hat, ordnen Sie die Spalten im Dokumentenmanager neu an, so dass die Spalte "Ausgecheckt von" als aktive Spalte auf dem Bildschirm angezeigt wird. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie unter Anzeige von Benutzerinitialen im Dokumentenmanager.

Einchecken:

Die Masterdatei wird mit den Änderungen aktualisiert, die am ausgecheckten Dokument vorgenommen wurden. Alle gelöschten Dokumente aus der ausgecheckten Datei werden automatisch beim Einchecken in der Masterdatei gelöscht.
Die Einträge in der CaseView Datenbank werden synchronisiert. Beim Checkout werden die gesamten Inhalte der CaseView Datenbank kopiert. Beim Einchecken wird ein Datumsvergleich durchgeführt. Ältere Einträge werden nicht kopiert, neuere Einträge werden in die Masterdatei kopiert.

Sobald Dokumente ausgecheckt sind, wechselt CaseWare in die ausgecheckte Kopie der Datei. Der Anwender kann jederzeit in die Masterkopie der Datei wechseln, indem er aus dem Menü Datei den Eintrag Zuletzt geöffnet und anschließend In Masterdatei wechseln auswählt. Auf die gleiche Weise können Sie auch von der Masterdatei in die ausgecheckte Kopie wechseln, indem Sie In ausgecheckte Kopie wechseln wählen.

Nur der Anwender, der das Dokument ausgecheckt hat, oder Anwender mit Administratorrechten können das Auschecken wieder rückgängig machen.

Ein Checkout kann aus der Masterdatei wieder rückgängig gemacht werden, indem Sie aus dem Menü Extras den Eintrag Wartung und innerhalb der Dialogbox die Option Auschecken rückgängig machen wählen. Beim Einsatz dieser Option werden alle Änderungen, die an Dokumenten und Einträgen vorgenommen wurden, ignoriert. Sie können diese Option auf alle ausgecheckten Dokumente anwenden, nach Anwender selektieren oder bestimmte Dokumente und Einträge auswählen.

Lockdown und Aus-/Einchecken

Beachten Sie Folgendes bezüglich des Zusammenspiels zwischen dem Lockdown und dem Aus- und Einchecken:

Wenn Dateien ausgecheckt sind, ist das Feature Lockdown (Option Lockdown im Menü Mandant) nicht verfügbar.
Nachdem eine Datei das Fertigstellungsdatum des Dokuments erreicht hat und ein Lockdown erfolgt, kann die Datei erst freigegeben werden, wenn alle Dateien, die vor dem Lockdown ausgecheckt wurden, wieder eingecheckt wurden.
Wenn eine Datei, für die ein Lockdown durchgeführt wurde, in die Masterdatei eingecheckt wurde, für die ein Lockdown durchgeführt wurde, werden alle Lockdown Meilensteine mit den neu eingeführten Daten regeneriert.

Synchronisierung und Aus-/Einchecken

Das Aus-/Einchecken ist nicht möglich, wenn von einer Datei synchronisierte Kopien erstellt wurden. Wird versucht, eine Offline-Kopie einer Datei zu erstellen, für die ein Sign Out durchgeführt wurde oder die ausgecheckte Komponenten beinhaltet, wird eine Fehlernachricht angezeigt.

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