Beim Erstellen eines PDF Dokuments können Sie ein Kennwort vergeben, um den Zugriff auf die PDF und die Zugriffsrechte beim Öffnen des Dokuments innerhalb einer PDF Software Anwendung zu kontrollieren.
Diese Sicherheitseinstellungen gelten nur für PDF Dateien, die in CaseWare erstellt wurden. Die Einstellungen gelten für diese Dokumente unabhängig von den Zugriffsrechten und -ebenen, die in CaseWare für diese Dokumente vergeben wurden.Es besteht keine Verbindung zum CaseWare Zugriffschutz.
Es können zwei Kennwörter verwendet werden.
Das erste Kennwort (Eigentümer-Kennwort in CaseWare) kontrolliert, wer die Sicherheitseinstellungen ändern darf. In Adobe wird dieses Kennwort als Hauptkennwort bezeichnet. Jeder, der mit diesem Kennwort das Dokument in einer PDF-Erstellungssoftware öffnet, kann die Rechte für andere Anwender zu jeder Zeit ändern. Es wird empfohlen, dieses Eigentümer-Kennwort für alle Jahresabschlüsse, die im PDF Format veröffentlicht werden, zu vergeben.
Das zweite Kennwort kontrolliert, wer das Dokument öffnen darf, sowie die Änderungen und Aktivitäten, die der Anwender innerhalb einer PDF Software ausführen darf. Es wird in CaseWare als Anwender-Kennwort bezeichnet und in Adobe Produkten als Benutzerkennwort.
Diese beiden Kennwörter können auch identisch sein, dies ist allerdings nicht empfehlenswert. Denn in diesem Fall kann ein Anwender mit dem Kennwort nicht nur das Dokument öffnen, sondern auch die gesamten Sicherheitseinstellungen ändern, ohne dass er ein zweites Kennwort eingeben muss. Er besitzt die vollständigen Rechte auf das Dokument, indem er nur das Kennwort zum Öffnen des Dokuments (Anwender-Kennwort) eingibt.
Die Sicherheitseinstellungen und Kennwörter sollten bei jedem Erstellen eines Dokuments eingegeben werden. Wird das PDF Dokument aus CaseWare erneut erzeugt, wird mit der neuen Kopie nicht nur die ursprüngliche PDF, sondern es werden auch die Sicherheitseinstellungen des ursprünglichen Dokuments überschrieben.
Falls Sie das Kennwort vergessen haben, gibt es keine Möglichkeit mehr, das Dokument zu öffnen. Deshalb sollten Sie die Kennwörter aufzeichnen und an einem sicheren Ort verwahren.
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