Einführung - Historie und Meilensteine

CaseWare verfügt über zwei Tools, die die Kontrolle und Überprüfung von Änderungen mit den Informationen in Ihrer Mandantendatei einfacher und effizienter gestalten: Mandantenhistorie und Meilensteine.

Historie

Sie können die Einstellungen in CaseWare so definieren, dass eine Mandanten- und Dokumentenhistorie erstellt wird, in der alle besonderen Ereignisse in Ihrer Mandantendatei aufgezeichnet werden. Jedes Ereignis innerhalb der Historie beinhaltet Informationen zu Datum und Uhrzeit sowie zum Anwender, der die Aktion durchgeführt hat. Diese Anwenderinformationen stammen entweder vom Anwendernamen, der bei einer Datei mit aktivierten Zugriffschutz beim Login angegeben wurde, oder aus der Dialogbox Anwenderidentifikation, die beim ersten Öffnen einer Mandantendatei in CaseWare erscheint.

Welche Aktionen aufgezeichnet werden sollen, können Sie für jede Datei einstellen. Einige Ereignisse - Änderungen im Mandantenprofil, Sign In/Sign Out Mandant, Änderungen bei Konten oder Journaleinträgen oder Reindizieren/Aktualisieren der Datei - werden auf Mandantenebene aufgezeichnet. Um sich diese Ereignisse anzeigen zu lassen, wählen Sie aus dem Menü Mandant die Option Historie und anschließend die Registerkarte Historie.

Andere Ereignisse - wie z. B. Zugriff auf Dokumente oder Änderungen an Eigenschaften, Einchecken oder Auschecken von Dokumenten, Fertigstellung oder Änderungen an Kommentaren - werden auf Dokumentenebene aufgezeichnet. Um sich diese Ereignisse anzeigen zu lassen, markieren Sie das betreffende Dokument im Dokumentenmanager und wählen aus dem Menü Dokument die Option Eigenschaften und anschließend die Registerkarte Historie.

Meilensteine

Ein Meilenstein unterscheidet sich von einem Ereignis in einer Historie. Das Ereignis zeichnet Details der Aktion, wie z. B. Uhrzeit und Datum auf, während ein Meilenstein eine Aufzeichnung des Inhalts eines Dokuments zu diesem Zeitpunkt ist. Ein Anwender kann einen Meilenstein für ein Dokument zu jedem Zeitpunkt manuell erstellen, indem er aus dem Menü Dokument die Option Meilenstein speichern wählt. Meilensteine können nur für CaseView oder automatische Dokumente erstellt werden.

Historie, Meilensteine und der Jahreswechsel

Beim Jahreswechsel verbleiben Historienelemente in der aktuellen Datei, werden aber nicht in die neue Datei übernommen. Historienelemente können aus der aktuellen Datei gelöscht werden, indem Sie die Funktion Bereinigen und die Option Historie beibehalten deaktivieren.

Tipp: Minimieren der Größe der Historie-Datenbankdatei

Historie-Datenbankdateien

Die Historie-Datenbankdatei (HI.DBF) enthält Historieneinträge und sollte im Allgemeinen nicht sehr groß werden. Die zugeordnete FPT-Datei (HI.FPT) kann jedoch sehr groß werden, da in dieser Datei Meilensteine gespeichert werden.

Meilensteine erfassen ein Bild eines Dokuments zu einem bestimmten Zeitpunkt und die Größe eines Meilensteins hängt hauptsächlich vom Dokumententyp ab sowie davon, was das Dokument enthält und welche Menge an Informationen komprimiert werden kann. In der Regel lassen sich PDF-Dokumente und Dokumente, die viele Grafiken enthalten, nur mäßig komprimieren. Daher haben Meilensteine solcher Dokumente eine ähnliche Größe wie das Originaldokument.

Meilensteine können jederzeit manuell erstellt werden oder automatisch über die Historieneinstellungen in jeder Mandantendatei (wählen Sie dazu im Menü Mandant den Eintrag Historie und dann die Registerkarte Einstellungen). Die Historieneinstellungen beeinflussen weitgehend die Größe der Historie-Datenbankdateien, da oft festgelegt wird, dass Meilensteine für jedes Ereignis erstellt werden sollen.

SmartSync

Einige der Optionen für dieses Feature sind in CaseWare mit SmartSync nicht verfügbar.

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