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Eine Abfrage erstellen

Sie können eine Abfrage erstellen, um Anwendern den Zugriff auf CaseWare-Datenbankinformationen basierend auf spezifischen Kriterien zu gewähren. Nachdem eine Abfrage eingerichtet wurde, können Anwender die gewünschten Informationen von dieser Abfrage über eine Popup-Zelle auswählen. Eine Abfrage kann auch verwendet werden, um unterstützende Daten bei der Eingabe einer Eingabezelle anzuzeigen.

Die Erstellung von Abfragen erfordert Kenntnisse zu CaseWare-Datenbanken sowie Vertrautheit mit dem Einsatz von Datenbankfiltern. Beim Filtern einer Abfrage muss immer die Datenbank korrekt angegeben werden, zum Beispiel , AM->, da ein Feldname mehr als nur einer Datenbank verwendet werden kann. Mit Hilfe von CaseView Funktionen oder einer zweiten Datenbank, können dem Anwender zusätzliche Informationen angezeigt werden, die nicht in der primären Datenbank verfügbar sind. Indem Felder definiert werden, die vom Anwender verändert werden dürfen, können Informationen auch direkt von der Abfrage in die CaseWare-Datenbank zurückgeschrieben werden.

Beispiele für Abfragen finden Sie in Beispiele für Abfragen.

Eine Abfrage erstellen:

  1. Markieren Sie die Zelle, in der Sie eine Abfrage erstellen möchten.
  2. Wählen Sie im Menüband Start | Zelle.
  3. Klicken Sie im Dialog Zelle bearbeiten auf die Registerkarte Allgemein.
  4. Wählen Sie in der Gruppe Eigenschaften die Option Popup-Zelle und Eingabezelle.
  5. Klicken Sie unter Eigenschaften auf die Registerkarte Popup.
  6. Aktivieren Sie bei Typ die Option Datenbank. Klicken Sie auf Abfragen bearbeiten....

  7. Klicken Sie im Dialog Abfrage konfigurieren auf Hinzufügen. Vervollständigen Sie die Optionen nach Bedarf.

    Optionen Beschreibung
    Name

    Geben Sie einen Namen für die Datenbankabfrage ein. Der Name kann bis zu 40 alphanumerische Zeichen umfassen.
    Datenbank

    Wählen Sie eine CaseWare Datenbank aus der Drop-down-Liste aus.
    Index

    Wählen Sie einen Index aus der CaseWare-Datenbank aus, der bei Auswahl in die CaseView-Zelle eingegeben wird.
    Erstschlüssel

    Wählen Sie ein Feld aus der Datenbank, das als Schlüssel verwendet werden soll. Dieses Schlüsselfeld ist Bestandteil sowohl der ersten wie auch der zweiten Datenbank und dient als Verknüpfung, um die Informationen beider Datenbanken zu verbinden.
    Filter

    Geben Sie eine Formel als Filter für die anzuzeigenden Datensätze aus.
    Keine Bez.

    Definieren Sie für den Fall, dass keine Bezeichnung vorliegt, eine Bedingung für die Anzeige. Mit dieser Option haben die Anwender die Möglichkeit, ein Element aus der Abfragenliste zu wählen oder auch keine zu wählen.
    Risiko-Symbolleiste

    Wählen Sie diese Option, um die Risiko-Symbolleiste oben in der Abfrage anzuzeigen. Nur aktiv für die Erstellung einer Abfrage in der RA-Datenbank.
    Risiko-Meldungen

    Aktivieren Sie diese Option, um die Risiko-Meldungen in der Abfrage anzuzeigen. Nur aktiv für die Erstellung einer Abfrage in der RA-Datenbank.
  8. Klicken Sie auf Feld bearbeiten.... Der Dialog Abfragen bearbeiten wird angezeigt.

  9. Für jedes Feld, das Sie in der Abfrage anzeigen möchten, klicken Sie auf Feld hinzufügen und vervollständigen die passenden Attribute.

    Optionen Beschreibung
    Titel

    Geben Sie einen Namen für das Feld ein, das in der Kopfzeile der Abfrage angezeigt werden soll.
    Funktion

    Wählen Sie ein Feld aus der Datenbank. Felder können mit mathematischen Operatoren verbunden werden. Die verfügbaren Felder basieren auf der in der Dialogbox Konfiguration ausgewählten Datenbank.
    Ausrichtung

    Sind die Feldinhalte nicht numerisch, so definieren Sie eine Ausrichtung für das Feld. Numerische Inhalte, wie z.B. Salden akt. Jahr, werden standardmäßig rechtsbündig ausgerichtet.
    Sortierung

    Wählen Sie aus, in welcher Reihenfolge die Abfrageinformationen sortiert werden sollen. Die verfügbaren Kombinationen hängen von dem Element ab, das Sie im Feld Funktion ausgewählt haben.
    Spaltenbreite

    Geben Sie die Spaltenbreite für die Abfragespalte ein. Wenn ein Memo-Feld formatiert wird, dann sollte eine angemessene Länge für das Feld definiert werden, anstatt die Breite auf „Auto" zu setzen. Ebenso kann der Einsatz der LEFT Funktion hilfreich sein, um sicherzustellen, dass die Feldinhalte nicht abgeschnitten werden.
    Zelleingabe benutzen

    Ist diese Option aktiviert, werden die Inhalte des Feldes in die Popup-Zelle eingetragen, wenn eine Auswahl aus der Datenbank getroffen wird. Nur ein Feld kann für die Zelleingabe bestimmt werden.
    Abänderbar

    Ist diese Option aktiviert, können die Inhalte des Feldes im Anwendermodus bearbeitet werden.

    Bitte beachten Sie:

    • Wurde die Option Datensätze aus der CaseView Datenbank speichern, wenn das Dokument gespeichert wird unter Dokument | Einstellungen | Mandantenoptionen gewählt, kann die Abfrage im Anwendermodus nicht geändert werden.
    • Ist die Option Dokument verfügt über Datensätze aus der CaseView Datenbank unter Dokument | Einstellungen | Mandantenoptionen aktiviert, wirken sich die im Anwendermodus vorgenommenen Änderungen nur auf Datenbankeinträge aus, die über einen übereinstimmenden Dokumenteneigentümerschaft Code sowie eine übereinstimmende Gruppen/Masken/ID verfügen. Ist die Option deaktiviert, wirken sich die Änderungen nicht auf unabhängige Gruppen/Masken/ID Werte auf.
    Check Box Feld

    Formatiert die Inhalte des Feldes als Check-Boxes (Kontrollkästchen), die der Anwender aktivieren oder deaktivieren kann, um Zellattribute zu wählen. Diese Option kann mit Ja/Nein Datenbankfeldern verwendet werden.
    Summe

    Es wird die Summe des Feldes am unteren Rand des Abfragefensters eingeblendet, sobald die Abfrage durch das Ereignis CaseWare starten in Gang gesetzt wird.
    Memo in Zeile anzeigen

    Es erscheint die ausführliche Beschreibung jedes Memo-Feldes in der Zeile (anstelle des Plus- oder Minuszeichens, welches angeklickt werden muss, um die ausführliche Beschreibung anzuzeigen). Dieses Feature kann nur für Memo-Felder gewählt werden.
    Hierarchie Feld

    Ist diese Option aktiviert, wird die Liste der Elemente in einer hierarchisch geordneten Baumstruktur links von den aufgelisteten Elementen dargestellt. Diese Option wird in Verbindung mit der Maske genutzt und kann nur in der ersten Spalte der Abfrage aktiviert werden.
    Maske

    Zeigt die Struktur des Wertes im Feld an. Klicken Sie zwischen die X's um sich die Struktur der Werte in dem aktuellen Feld anzeigen zu lassen.

    Standardpositionen folgende Struktur: drei Ziffern, ein Trennzeichen, drei Ziffern, ein Trennzeichen und zwei Ziffern. In CaseWare ist diese Maske definiert als XXX.XXX.XX. Wenn Sie in der Abfrage zwischen die X's klicken, kann die Maske als XXX|XXX|XX|XXXX definiert werden.

    Aktivieren Sie das Hierarchie-Feld und geben Sie dann über die Maske eine Struktur für die Baumstruktur vor.
    Präfix suchen

    Geben Sie ein Standardzeichen oder mehrere Standardzeichen zur Verwendung in der Abfrage ein. Zum Beispiel, wenn in CaseWare alle Standardpositionsnummern mit M beginnen.

    Klicken Sie auf OK, dann noch einmal auf OK.

Die Abfrage wird für die ausgewählte Zelle erstellt. Nach der Erstellung können Sie eine Abfrage bei Bedarf in eine andere Datei kopieren.

Eine Abfrage in eine andere Datei kopieren:

  1. Wählen Sie in der CaseView-Datei mit der zu kopierenden Abfrage Extras | Abfragen oder markieren Sie die Zelle mit der zu kopierenden Abfrage und wählen Start | Zelle | Popup | Abfragen bearbeiten....
  2. Klicken Sie im Dialog Abfrage konfigurieren auf Speichern....
  3. Wählen Sie einen Standort zum Speichern der .bdf Datei und klicken Sie auf Speichern. Alle Abfragen innerhalb dieser Dialogbox werden in die Datei gespeichert.
  4. Öffnen Sie die CaseView-Datei, in die Sie die Abfrage kopieren möchten.
  5. Wählen Sie im Menüband Extras | Abfragen oder markieren Sie die Zelle, zu der Sie die Abfrage hinzufügen möchten und wählen Start | Zelle | Popup | Abfragen bearbeiten....
  6. Klicken Sie im Dialog Abfrage konfigurieren auf Verbinden....
  7. Navigieren Sie zur gespeicherten .bdf Datei, wählen Sie sie aus und klicken dann auf OK.

Die Abfragen aus der Datei werden in das bestehende CaseView-Dokument kopiert.

Beispiele für Abfragen

Verwenden Sie die nachfolgenden Beispiele, um eine Abfrage zu erstellen oder um die Funktionalität besser zu verstehen.

Beispiel 1

Eine Abfrage mit den folgenden Eigenschaften zeigen Summenblätter und deren Beschreibungen an.

  • Name: "Einfach"
  • Datenbank: MP
  • Index (sort/entry): map_no
  • Erstschlüssel (Verknüpfung zu Zweitschlüssel): ohne
  • Zweitschlüssel: Ohne
  • Index (muss mit dem Schlüssel übereinstimmen): Ohne
  • Filter Mp->id="1"

Beispiel 2

Eine Abfrage mit den folgenden Eigenschaften zeigt alle Standardpositionsnummern mit Beschreibungen und Summenblatt an.

  • Name: " "
  • Datenbank: MP
  • Index (sort/entry): map_no
  • Erstschlüssel (Verknüpfung zu Zweitschlüssel): ohne
  • Filter: mp->id="M"&mp->map_no<>""

Beispiel 3

Eine Abfrage mit den folgenden Eigenschaften zeigt nur Standardpositionsnummern der Bilanz an.

  • Name: " "
  • Datenbank: MP
  • Index (sort/entry): map_no
  • Erstschlüssel (Verknüpfung zu Zweitschlüssel): ohne
  • Filter: mp->id="M"&mp->map_no<>""&mp->type="B"

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