Der Jahreswechsel

Die folgenden zwei Abschnitte erklären, wie ein Jahreswechsel in SWS.pro® durchgeführt werden kann. Der erste Abschnitt beschreibt den Jahreswechsel allgemein und der zweite Abschnitt erklärt, wie auch Abfragedokumente in das nächste Jahr übernommen werden können.

 

Jahreswechsel durchführen

 

  1. Legen Sie ein neues Engagement auf Basis eines bestehenden Engagements an. Wählen Sie dazu bei der Erstellung des neuen Engagements aus der Liste Daten übertragen von ein Vorjahresengagement aus.

  2. Klicken Sie in dem neuen Engagement in der Dokumentenübersicht auf das Symbol Optionen für Übertrag.

  3. Wählen Sie die Option Alle Änderungen aus der vorherigen Periode übertragen.

  4. Öffnen Sie das Dokument 1-03 Ersteinrichtung starten.

    Sie haben nun die Möglichkeit, neben jeder Frage auf Ablehnen oder auf Alle Änderungen aus der vorherigen Periode übertragen zu klicken.

    Alternativ können Sie durch Klick auf das Symbol Übertrag alle Antworten auf einmal übernehmen.

  5. Überprüfen und ändern Sie ggf. die Antworten.

  6. Klicken Sie am unteren Rand des Dokuments auf Speichern.

  7. Öffnen Sie die Risikoübersicht, um zu überprüfen, dass zu den Risiken bereits Maßnahmen zugeordnet wurden. Wenn dies der Fall ist, wurde der Jahreswechsel erfolgreich durchgeführt.

 

Abfragedokumente des Vorjahres

Im Gegensatz zu Checklisten, Berichten, Risiken und Maßnahmen werden die Antworten in Abfragedokumenten nicht vorgerollt.

Der Grund hierfür ist, dass Abfragedokumente auch im nächsten Jahr wieder unbearbeitet zur Verfügung stehen sollen, damit die darin beschriebenen Tätigkeiten erneut ausgeführt und dokumentiert werden können.

In einigen Fällen muss die Arbeit jedoch nicht wiederholt werden, sondern es reicht aus, auf das Vorjahr zu verweisen.

Hinweis:
Dies ist nur möglich, wenn zum Zeitpunkt des Jahreswechsels das jeweilige Abfragedokument im Vorjahr den Status fertiggestellt erreicht hat und damit abgeschlossen wurde.

 

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die der Abfrage zugehörige Maßnahme.

  2. Wählen Sie die Registerkarte Abfragen.

  3. Deaktivieren Sie das erste Kontrollkästchen (dieses steht für das aktuelle Jahr) und aktivieren Sie stattdessen das Kontrollkästchen unter Vorjahr.

  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Hiermit dokumentieren Sie, dass Sie dieses Jahr kein neues Abfragedokument benötigen, welches Sie an Ihre Kollegen versenden, sondern dass Sie sich auch für die diesjährige Dokumentation des TCMS auf die in dem Abfragedokument des Vorjahres erfolgte Dokumentation beziehen.

 

Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass systemseitig bereits bei einigen Maßnahmen die Voreinstellung getroffen wurde, dass das Vorjahr "aktiv" sein soll. Dies ist für die Abfragen der Fall, bei denen davon ausgegangen wird, dass die Dokumentation hierin typischerweise für mehr als ein Jahr Gültigkeit besitzt. Sie können die Auswahl jedoch jederzeit in den Maßnahmenkarten ändern und damit auf Ihre Bedürfnisse anpassen.